Reduzir os custos da escola é uma preocupação da gestão escolar para melhorar as finanças da instituição e utilizar de modo mais assertivo os recursos disponíveis, sem prejudicar a qualidade do serviço prestado.

Principalmente em tempos de crise, como o enfrentamento da pandemia de covid-19, torna-se ainda mais necessário realizar planos de ação para que a instituição consiga se manter funcionando.

O fechamento das escolas, devido ao isolamento social, prejudicou a rentabilidade de muitas instituições, mas é preciso fazer uma análise mais precisa sobre os impactos financeiros que isso desencadeou. Nem sempre a melhor maneira de economizar será demitir funcionários ou cortar serviços, pois tais cortes podem prejudicar a qualidade do trabalho.

A gestão financeira é um dos pilares da gestão escolar, portanto, deve ter como foco o que é melhor para os alunos, visto que a atividade-fim da escola é a qualidade do processo de ensino e aprendizagem.

Ela é um desdobramento da gestão administrativa, essencial para garantir a sustentabilidade da instituição de ensino a longo prazo, gerando retorno financeiro e abrindo possibilidades de expansão para a escola.

Nesse sentido, é preciso realizar um planejamento, traçar metas e estratégias para reduzir os custos da escola de forma eficiente e assertiva, para não prejudicar a qualidade do serviço prestado e comprometer seu crescimento.

Confira a seguir algumas dicas!

1.  Planejamento e controle orçamentário

Relatar todos os custos da instituição e analisar se são realmente necessários, pensar em possíveis imprevistos, detalhar as receitas e as despesas para identificar se são condizentes, entre outros.

Alguns pontos importantes para planejar e controlar o orçamento são:

• Renda mensal média da escola: estimar o valor da renda mensal média e multiplicar por 12 para obter o rendimento anual;
• Custos fixos e variáveis: listar as despesas fixas mensais e as variáveis ou eventuais – multiplique por 12 para obter uma média anual;
• Fundo de emergência: fazer uma estimativa dos gastos que podem surgir ao longo do ano, como o aumento do aluguel, a manutenção de equipamentos ou a contratação de algum serviço terceirizado;
• Acompanhar o planejamento: analisar e comparar a renda mensal e as despesas para mensurar o lucro obtido em cada mês e por ano, cuidando para haver coerência entre esses indicadores.

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2.  Economizar água para reduzir os custos da Escola

Reduzir os custos da escola economizando água pode parecer não fazer muita diferença, mas faz, pois a redução deve começar pelo básico. Recomenda-se verificar possíveis vazamentos, optar por torneiras automáticas, captar água da chuva, entre outros.

Além disso, economizar água é promover na prática a sustentabilidade e o cuidado com o meio ambiente na escola, levando à conscientização de alunos e colaboradores de que poupar esse recurso é cuidar da natureza e do planeta.

3.  Utilizar a energia elétrica com consciência

Reduzir os custos com a energia elétrica também faz diferença no orçamento da escola, ao mesmo tempo que conscientiza a comunidade escolar a utilizar de forma sustentável os recursos naturais e ensina sobre educação financeira aos alunos.

Fazer campanhas internas para apagar as luzes quando não estiverem em uso, utilizar lâmpadas de LED, optar por atividades ao ar livre quando possível, manter portas e janelas fechadas quando o ar-condicionado estiver ligado, entre outros, são atitudes que contribuem para a redução de gastos.

4.  Reduzir o uso de papel para reduzir os custos da Escola

O volume de papel utilizado pelas escolas é bastante expressivo, além de gerar um alto custo e prejudicar o meio ambiente. Pensando nisso, reduzir seu uso é fundamental para economizar.

É possível adotar medidas alternativas, como atividades entregues via e-mail, utilizar materiais digitais, realizar avaliações on-line, encaminhar informativos por SMS, agenda eletrônica, entre outros.

5.   Negociar com os fornecedores

Ao comprar produtos ou contratar serviços necessários para a infraestrutura escolar, pesquise os preços e opte pelo melhor custo-benefício, procure por promoções ou compras no atacado, bem como ter mais de um fornecedor, dispor de mais opções facilita encontrar melhores preços.

Além disso, economizar nas compras, ajuda a melhorar a margem de lucro da escola. Portanto, faça orçamentos e analise detalhadamente antes de adquirir qualquer produto ou serviço.

6.  Tecnologia educacional para reduzir os custos da Escola

A tecnologia educacional está a nosso serviço e devemos nos beneficiar dela! Um software voltado à administração financeira pode ajudar muito na análise e no planejamento dos custos.

Essa ferramenta pode ajudar a organizar e monitorar os gastos e os ganhos, auxiliando no planejamento e na elaboração de estratégias para otimizar o orçamento da escola e utilizar de maneira mais assertiva os recursos disponíveis.

Além disso, a tecnologia educacional ajuda a automatizar diversos serviços da gestão escolar e oferece um ensino remoto de qualidade, fidelizando os clientes em situações como a pandemia, por exemplo.

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7.  Evitar a inadimplência para reduzir os custos da Escola

A mensalidade da escola é um custo que pode ter o pagamento atrasado pelos responsáveis, pois a lei não permite que o serviço seja suspenso em virtude da inadimplência escolar.

Diante disso, é importante realizar a cobrança de maneira assertiva, por meio de ações resolutivas, como oferecer várias opções de pagamento e comunicar o vencimento da fatura em diversos formatos e canais de comunicação.

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8.  Tenha uma estratégia de cobrança

É possível estabelecer que o pagamento das mensalidades será na própria escola, o que evita gastos com tarifas bancárias. Caso opte pelo uso de boletos, emita-os somente aos pais que tenham essa preferência.

Para economizar com os boletos, agrupe todos os serviços em um mesmo documento, o que também vale para a cobrança de mensalidades de alunos da mesma família em uma única guia de pagamento.

9.  Evite o desperdício para reduzir os custos da Escola

Uma ótima maneira de reduzir os custos da escola é não desperdiçar! Isso envolve tanto os recursos quanto o tempo. Utilizar de maneira adequada os materiais, faz com que durem mais e evite novas compras.

Ser mais produtivo com o tempo também ajuda a economizar, por exemplo, evitar intervalos de tempo entre as aulas de um professor, visto que as horas à disposição da escola devem ser remuneradas.

10. Engaje a equipe para reduzir os custos da Escola

Manter os colaboradores engajados e satisfeitos com a escola pode ajudar a economizar, pois isso evita que peçam demissão ou precisem ser demitidos por falta de produtividade, o que geraria muitos custos para a instituição com rescisão.

Além disso, contratar novos colaboradores demanda treinamento e tempo, o que também implica em muitos gastos e atraso na produtividade e no serviço entregue, o que pode gerar insatisfação nos clientes.

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11. Ligações telefônicas

A escola tem um fluxo de comunicação bastante intensa, precisa se comunicar frequentemente com as famílias, com os fornecedores, com os colaboradores, com o seu sistema de ensino, entre outros.

Em lugar de utilizar ligações telefônicas, que podem somar um valor expressivo nos gastos, a instituição pode optar por ferramentas digitais de comunicação, pois a maioria é gratuita. Vale lembrar que é importante manter o contato telefônico se necessário.

12. Controle de ponto dos colaboradores

Se a gestão de Recursos Humanos da escola não tiver um controle das horas trabalhadas de seus colaboradores, podem surgir problemas com horas extras não previstas ou processos jurídicos trabalhistas, por exemplo.

Para tanto, é importante ter um sistema de ponto adequado, para garantir os direitos trabalhistas e para que a instituição tenha uma melhor gestão dos funcionários e acompanhe os custos com os salários.

13. Marketing digital para reduzir os custos da Escola

Divulgar a escola na internet pode ser uma maneira de reduzir gastos com campanhas publicitárias, por meio de redes sociais, site e blog. Além disso, aproxima a instituição dos clientes, o que promove a fidelização.

Com o uso adequado das redes sociais, as instituições de ensino podem se conectar com o público de forma próxima e frequente. Essa é uma maneira de manter a comunicação com os atuais matriculados e seus familiares, bem como de captar novos alunos.

14. Marketing educacional para reduzir os custos da Escola

O Marketing Educacional é um importante aliado para a manutenção da saúde financeira da instituição, pois é uma forma de valorizar e divulgar o que a escola tem de melhor.

Desse modo, é possível atrair novos alunos e manter os estudantes vigentes matriculados, evitando a evasão escolar, o que prejudica o orçamento da instituição e faz com que seja necessário reduzir ainda mais os custos.

Para o bom funcionamento da escola, além de contar com uma boa infraestrutura e um ensino de qualidade, é preciso mostrar esses atributos. Ter um bom sistema de ensino, por exemplo, é uma ótima maneira de divulgá-la, pois oferece soluções educacionais para tornar sua escola um referencial.

As estratégias pensadas pelo marketing educacional podem ajudar sua escola de diversas maneiras: na captação de alunos, na divulgação e no alcance dos eventos da instituição, no fortalecimento da marca, entre outros.

15. Focar em aumentar a rentabilidade da escola

Além de reduzir os custos, é importante buscar aumentar a rentabilidade da escola. As duas tarefas devem andar juntas, pois o gestor escolar precisa trabalhar com um planejamento financeiro que inclua estratégias de otimização de recursos para aumentar a rentabilidade, possibilitando o desenvolvimento e a expansão da instituição.

Ao passo que os custos sejam reduzidos, é possível investir em melhorias para aumentar o rendimento financeiro, como a adoção de tecnologias relevantes e inovadoras, formação dos professores, um sistema de ensino de qualidade, materiais hiperatualizados, entre outros.

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