A pandemia do novo coronavírus trouxe mudanças para diversas áreas, uma delas foi a educação. Com o fechamento das escolas, o primeiro passo para as instituições foi adotar o ensino remoto de forma emergencial. Meses depois, outras preocupações precisaram ser levadas em consideração pelos gestores escolares, entre eles, como captar alunos no atual cenário.

A estratégia de captação de alunos já costuma ser um desafio para as instituições de ensino. Como a maior responsabilidade delas é a educação, muitas vezes a gestão é deixada em segundo plano. Ao buscar o sucesso e a sobrevivência de uma escola é preciso a atenção constante em conquistar alunos e manter os atuais matriculados.

Em épocas de crises, especialmente as que afetam diretamente a educação, o cuidado na captação de alunos precisa ser ainda maior. O primeiro é evitar a evasão escolar. Para isso, a principal responsabilidade deve ser manter a qualidade da educação e serviços — para pais e alunos — mesmo em tempos de aulas à distância ou ensino híbrido. 

O que causa a evasão em escolas particulares?

A evasão escolar é um termo muito utilizado genericamente com relação a jovens que param os estudos. Isso acontece principalmente em escolas públicas, quando o estudante precisa trabalhar para ajudar a sustentar a família. Mas outro uso para a expressão é quando alunos da iniciativa privada mudam ou são trocados de escola por seus pais.

A troca de escolas se dá, geralmente, quando o estudante ou seus responsáveis estão insatisfeitos com o que a instituição vigente entrega. Assim, eles passam a enxergar atributos mais atrativos em outro colégio e acontece a troca.

Evasão escolar: Como prevenir e reduzir a saída dos alunos?

Veja quais são as questões que podem ser levadas em consideração para a mudança de escola:

• Qualidade de ensino

A educação é a principal função da escola. Por isso, quando o jovem ou seus pais estão insatisfeitos com a qualidade do ensino ofertado, vão procurar por outras opções. Lembre-se que não é só a qualidade do ensino, mas também do aprendizado de cada aluno que vai ser levado em conta. O mau desempenho dos estudantes também é um fator que favorece a evasão escolar.

Por isso que um sistema de ensino é um grande aliado na gestão escolar.

• Infraestrutura e serviços

Apesar de ser o mais importante, o ensino não é o único pilar considerado na hora de escolher a melhor escola. A infraestrutura ofertada pelo colégio também é um fator levado em conta. 

Nesse tópico, aborda-se desde o conforto oferecido no ambiente, com carteiras adequadas e ar-condicionado nas salas de aula, até a segurança da escola. Ainda referente a infraestrutura, vale destacar espaços destinados ao lazer e prática de esportes, além de laboratórios e tecnologia oferecida pela escola.

Por que a tecnologia digital na educação melhora o desempenho dos seus alunos?

Os serviços e facilidades oferecidos são pontos que contam na hora da escolha em manter o filho em uma escola específica. Entre esses, as atividades extracurriculares, acompanhamento do desempenho do aluno e a comunicação com os pais são bons exemplos.

• Clima escolar

O clima escolar nada mais é do que o relacionamento que a instituição nutre com o aluno e os familiares. Desde a comunicação próxima até um ambiente agradável e respeitoso entre os colegas de escola.

O aluno se sentir bem e feliz de frequentar as aulas é um grande atrativo que evita a evasão escolar. Mas o bom relacionamento também precisa acontecer com os pais. O clima escolar agradável é um trunfo para a estratégia de captação de alunos, pois também favorece a indicação — uma das melhores estratégias de divulgação.

• Preço

O valor da mensalidade, matrículas e outras taxas que podem ser praticadas pela escola também são fatores considerados por pais ao manterem o filho matriculado em uma instituição. Especialmente em um momento de crise, em que muitas pessoas perdem seus empregos, às vezes a mudança de escola se dá por conta do preço.

Nesta questão, é importante tentar ser maleável ou dar valor ao que já oferece para evitar a evasão e captar alunos. 

Como investir na retenção e captar alunos durante a pandemia?

Uma estratégia de captação de alunos é manter a escola atrativa, não só para os estudantes, mas para seus pais. Além de ser um ambiente agradável para as crianças e jovens, a escola também precisa trazer diferenciais frente aos concorrentes, para atrair e manter os responsáveis engajados.

Captar alunos: Como o Sistema de Ensino pode contribuir para sua estratégia

Essas características evitam que os alunos troquem de escola. Já nos tempos atuais, com todas as mudanças vivenciadas, há tópicos ainda mais específicos sendo valorizados. Por isso, os gestores escolares devem tomar atitudes mais inteligentes para conter a saída de alunos e atrair novos, veja quais são:

1. Tecnologia no ensino

Com a pandemia e a recomendação de isolamento social que fechou as escolas em todo o Brasil, a necessidade da tecnologia no ensino ficou ainda mais evidenciada. O que antes era uma vantagem para a educação, usada por algumas escolas, tornou-se uma obrigação. Todas as escolas tiveram de adaptar os conteúdos para o ensino remoto de forma emergencial. E, por um período ainda não determinado, o ensino híbrido será uma necessidade.

Nesse caso, saem na frente as escolas que já contam com o uso de ferramentas digitais nas aulas e rotina dos alunos. Por isso, a escola que se preocupa com a tecnologia como aliada na educação traz uma vantagem competitiva na captação dos alunos.

Se a sua escola só pensou em intensificar o uso da tecnologia após a pandemia, um sistema de ensino pode ser muito útil nesse processo de inclusão. 

Vale lembrar que o uso da tecnologia no ambiente escolar é uma das competências da Base Nacional Comum Curricular.

O SAE Digital traz diversas ferramentas tecnológicas que facilitam o aprendizado e podem ser apresentadas como um diferencial da escola na estratégia de captação de alunos.

Algumas das tecnologias educacionais do SAE Digital, são:

• Livro Digital para acompanhamento das aulas;
• Plataforma SAE Digital, ambiente virtual de aprendizagem;
• Mecanismo de geração de relatórios para as escolas acompanharem o desempenho de alunos e professores;
• Aplicativo de comunicação entre a escola e a família;
• Aplicativo de Realidade Aumentada com conteúdos interativos e muito mais divertidos;
• Escola Digital, uma central com videoaulas de todos os componentes curriculares para todos os anos do Ensino Fundamental e Ensino Médio;
• Plataforma para realização de aulas ao vivo;
• Plataforma para avaliações on-line;
• Webinários para tirar dúvidas das escolas e ajudar na formação e no aprimoramento de gestores e professores. 

2. Comunicação digital e humanizada

Além do investimento em tecnologia no ensino, em tempos de escolas fechadas é preciso investir na comunicação digital para atualização dos pais e alunos. 

Essa comunicação inclui informar aos alunos sobre as aulas e avaliações on-line. Aos pais, é preciso informar sobre o desempenho e possíveis dificuldades dos filhos, além de fornecer novidades sobre a escola e perguntar se eles estão demandando alguma ajuda especial da instituição.

Essa comunicação humanizada, mesmo de forma digital, é importante para que a escola continue presente na rotina de pais e alunos. Por isso, contribui para a retenção e captação de alunos em meio ao cenário atípico.

3. Segurança

Na volta às aulas presenciais, pensando na retenção e em captar alunos, é muito importante investir na segurança dos estudantes. E também salientá-la em todas as comunicações realizadas em redes sociais ou com as famílias.

É importante que a escola se mostre preocupada com a saúde de seus alunos. A reabertura das escolas será decidida por estados. As medidas recomendadas para a voltas às aulas presenciais — quando elas ocorrerem — também variam, mas veja as principais:

• Alunos devem manter distância de pelo menos 1m² das demais pessoas;
• Demarcar as dependências da escola para aprimorar as medidas de distanciamento social;
• Higienizar as dependências;
• Manter ambientes arejados;
• Disponibilizar álcool em gel 70%;
• Promover a higienização das mãos;
• Sanitizar calçados;
• Recomendar o uso de calçados extras;
• Promover a adoção de materiais individuais;
• Promover o uso obrigatório e troca de máscara;
• Orientar famílias;
• Criar rotina de treinamentos;
• Medir a temperatura de alunos e funcionários;
• Afastar pessoas do grupo de risco;
• Promover o isolamento imediato para pessoas sintomáticas;
• Notificar a existência de casos de COVID-19.

4. Negociação de valores e meios de pagamento

Um dos principais motivos que causou a evasão escolar em meio a pandemia do novo coronavírus foi a queda na renda dos familiares. Para suceder na captação de alunos, as escolas podem negociar o valor das mensalidades, principalmente enquanto continuam fechadas. Também é recomendado conversar com as famílias para verificar, caso a caso, o que pode ser feito para aumentar a retenção dos alunos.

Vale lembrar que mesmo com a volta às aulas, de forma presencial ou híbrida, as dificuldades econômicas devem continuar. Por isso, ainda assim, continue avaliando sobre a viabilidade de descontos e até quando eles podem ser praticados.

Como fazer uma campanha de matrículas em meio à crise? 

A campanha de matrículas é a principal ferramenta para captar alunos. Por ter tanta importância, é preciso que os gestores se preocupem e se organizem adequadamente para sua divulgação e execução.

Geralmente as campanhas são realizadas na transição de semestres, principalmente antes de começar o ano letivo. Como dito anteriormente, normalmente já é exigido um planejamento para uma campanha de matrículas bem sucedida. Mas em momentos de crise e no cenário de pandemia que vivemos, é preciso se preocupar ainda mais e levar em conta outras questões.

No segundo semestre de 2020, com a prevista abertura da escolas, o modelo de educação seguido será o de ensino híbrido. Ainda assim, não há certezas de como será o ensino no ano de 2021. Por isso, para preparar a campanha de matrículas 2021, é preciso levar em consideração a situação vigente.

Como fazer uma campanha de matrículas eficiente?

Captar alunos – Dicas para organizar a campanha de matrículas

Para aumentar as chances de ter êxito na captação de alunos, toda a escola precisa estar envolvida em um dos momentos mais importantes do processo: a campanha de matrículas. 

Diante disso, um passo-a-passo do que deve ser feito e considerado antes de abrir as matrículas é muito útil para não esquecer nenhuma etapa. Assim, escola, gestores e funcionários ficam igualmente preparados para receber os alunos novos e vigentes para se matricularem:

• Organize-se com antecedência

No cenário de trabalho remoto, a preparação da campanha de matrículas entre os gestores e funcionários pode ser um pouco mais trabalhosa. Portanto, a situação exige que a organização da campanha seja feita com antecedência. Outra vantagem de planejar a campanha antecipadamente é poder se precipitar na abertura das matrículas, podendo trazer mais alunos. 

• Analise as finanças da instituição

Para se preparar para captar alunos é preciso analisar as finanças. Observando os resultados financeiros do ano vigente e o planejamento para o ano seguinte, é possível decidir valores a serem praticados nas matrículas e mensalidades. É o ponto em que se decide, também, as diferenças de valores para novos e antigos estudantes. 

Em um momento de crise é preciso ponderar as necessidades da instituição e também as facilidades financeiras que podem ser oferecidas.

• Verifique o número de vagas

Avaliando o cenário do ano, é preciso verificar quantas vagas serão abertas para a matrícula. Procure saber a quantidade de alunos ideal em cada turma e a possibilidade de abrir novas turmas para cada série. Também é preciso lembrar das taxas de evasão escolar e inadimplência — especialmente dos anos anteriores — para essa conta.

• Defina os documentos necessários

O passo seguinte é definir quais documentos serão exigidos dos alunos e seus responsáveis para a matrícula. Vale diferenciar os itens exigidos de novos alunos para os que desejam fazer a rematrícula — já que no segundo caso, a instituição já conta com alguns documentos das matrículas anteriores.

Para facilitar a captação de alunos, deixe essas informações bem claras na escola e em materiais de divulgação online.

• Crie um formulário completo de matrículas

Com os documentos definidos, a escola deve definir as outras informações necessárias para a matrícula. Então, é preciso montar um formulário completo e de fácil compreensão que demande todos esses dados. Lembre-se: o processo deve ser fácil para quem preenche e cataloga os dados.

• Prepare a sua equipe de funcionários

Para auxiliar na captação de alunos, é essencial preparar os funcionários. Não apenas quem vai, de fato, realizar as matrículas, mas todos os colaboradores. Assim eles serão capazes de passar informações corretas sobre a campanha de matrículas.

Apesar de parecer trabalhoso, os profissionais capacitados são um dos segredos para captar alunos de uma forma bem sucedida.

• Crie um cronograma

Criar um cronograma da campanha de matrículas é o passo final antes de sua abertura. Além de datas de início e encerramento do processo, é preciso conter outras informações úteis como: períodos de descontos, metas  e possíveis prorrogações de prazos.

Além de toda a preparação que a escola tem que fazer para a campanha de matrículas, há outros pontos essenciais para o sucesso da mesma. Em primeiro lugar, as estratégias de valorização da instituição para atrair os alunos. 

Tão importante quanto a valorização da instituição, são as estratégias de divulgação para que os interessados fiquem sabendo das vantagens oferecidas pela sua escola. 

Por fim, é preciso levar em conta o momento que vivemos e facilitar processos e pagamentos. Então, a necessidade de adoção de tecnologia se faz presente até mesmo na execução das matrículas

• Valorize a escola

Para ter mais sucesso, uma estratégia de captação de alunos essencial é valorizar as qualidades de sua escola na campanha de matrículas — e não só durante ela.

Faça uma lista dos diferenciais competitivos que a sua instituição tem e quais os motivos que a fazem ser a melhor opção frente outras escolas. Nesse momento, é interessante pensar desde os valores oferecidos na educação e formação de pessoas até novidades na infraestrutura, como quadras cobertas e mesas mais confortáveis.

Com essa lista de vantagens de sua escola em mãos, é hora de valorizá-las ainda mais. Primeiramente, o uso de imagens em materiais de divulgação pode ser bastante inteligente. Depois é hora de agregar valor aos serviços, mostrando como eles podem ser benéficos e especiais para os alunos matriculados, interferindo positivamente na educação e rotina escolar dos estudantes. 

Pense ainda sobre o custo desses a sua escola, e destaque-os. Equipamentos de qualidade, uso de tecnologia em sala de aula e a contratação de professores e funcionários qualificados são alguns exemplos que podem ser evidenciados.

Falando no material humano: professores, alunos e funcionários. Utilize-os com inteligência para captar alunos. A escola pode investir em depoimentos de estudantes para divulgar a campanha e captar alunos. 

Já os educadores, que geralmente são queridos pelos jovens, também podem ajudar na divulgação — boca a boca ou digitalmente. Pesa também, na decisão de possíveis novos alunos, a autoridade dos professores ao falar de educação.

• Flexibilize as formas de pagamento

Como abordado em uma das estratégias de retenção e captação de alunos, a flexibilização de formas de pagamento e a concessão de descontos para matrículas são uma vantagem para captar alunos no momento em que vivemos.

Uma ideia é propor o parcelamento em cartão de crédito da matrícula. Também é interessante oferecer descontos dessa taxa para os alunos vigentes, que continuaram matriculados durante o ano mesmo em situações adversas. Políticas de descontos já são recomendadas em rematrículas. 

Para fidelizar os pais e alunos nesse cenário, a prática é ainda mais aconselhada, de forma personalizada. Assim a escola mostra-se sensibilizada frente à situação das famílias de seus alunos.

• Divulgue a campanha na internet

A presença digital já era imprescindível para qualquer negócio, diante deste novo cenário, tornou-se ainda mais importante. Para ter sua escola encontrada hoje, a primeira iniciativa é: ter um site e estar presente nas redes sociais.

Para investir na estratégia de captação de alunos, não só durante a campanha de matrículas, mas principalmente nela, o marketing digital é uma solução inteligente. Usar as redes sociais de forma estratégica e até mesmo investir dinheiro para a divulgação da campanha de matrículas pode trazer bons resultados na prática.

Um dos segredos é usar a ferramenta de forma global, mantendo sites e redes atualizadas com as informações mais importantes e cultivando a base de contatos durante todo o ano.

O marketing digital pode ser muito explorado para captar alunos: veja cinco estratégias de marketing para escolas particulares.

• Use a tecnologia nos processos

Depois de colocar a escola a frente da concorrência com todos os atributos e facilidade oferecidas e divulgar a campanha, prioritariamente de forma on-line, há mais uma forma de usar a tecnologia para captar alunos. Como muitos processos estão sendo feitos de forma digital, vale também investir na realização da matrícula por este meio.

Uma solução é propor que todo o processo da matrícula de alunos vigentes ou novos sejam feitas também de forma 100% digital. Os alunos podem mandar os documentos via e-mail ou outra ferramenta de nuvem e preencher o formulário digitalmente. 

É possível também investir em ferramentas de automação para a realização de matrículas sem demandar muito dos funcionários. Para isso, chatbots e outras alternativas de inteligência artificial podem auxiliar no processo de como captar alunos desde o primeiro contato, responder as dúvidas e prosseguir para a efetivação da matrícula.

Além de ser uma facilidade para pais e alunos, é ainda uma medida de segurança, pois evita que mais gente saia de casa em meio à situação sanitária enfrentada.

No vídeo abaixo, veja uma discussão sobre como as escolas podem se destacar da concorrência em tempos de pandemia.

 

 

Em resumo, a pandemia intensificou a necessidade do uso da tecnologia em todos os processos, tanto para a retenção quanto para captar alunos. 

Primeiramente, o uso de tecnologia no ensino se tornou não apenas uma vantagem ou obrigação por conta da orientação da BNCC, mas também uma necessidade frente ao cenário atual. Portanto, as ferramentas digitais no dia a dia dos estudantes é uma vantagem competitiva na captação de alunos, pois os pais irão buscar escolas preparadas.

Além de ser essencial para o ensino, atualmente, a tecnologia também facilita processos de gestão, como a comunicação com os pais, realização da campanha de matrículas e sua divulgação. 

O SAE Digital pode te ajudar a introduzir a tecnologia de diversas maneiras na rotina escolar, saiba como:

• Por que continuar investindo em tecnologia na escola após a pandemia?
• Início do ano letivo: Como utilizar a tecnologia para receber os alunos?
• Tecnologia educacional relevante: Por que as soluções do SAE Digital são as melhores para sua escola