A captação de alunos é uma das grandes preocupações dos donos e diretores de escolas. Embora a maior responsabilidade das escolas seja com a educação, uma das principais formas de conseguir novos alunos é com a campanha de matrículas. Por isso, ao buscar o sucesso da instituição, também é preciso se preparar para captar novos alunos.

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Geralmente realizadas na transição de semestres — com mais ênfase antes do início do ano letivo — as campanhas de matrículas exigem uma organização adequada. Uma ação bem planejada, otimizada e divulgada corretamente tende a ter resultados melhores. E o sucesso desse processo pode garantir um ano melhor para a escolas.

As etapas da campanha de matrículas

A campanha de matrículas pode ser dividida em duas etapas primordiais. 

1. A campanha de matrícula como processo essencial da gestão educacional é a parte em que as matrículas são, de fato, realizadas.  Para isso é necessário operacionalizar as matrículas dos alunos no colégio com preenchimento de formulários, entrega de documentos, pagamentos, entre outras etapas.
2. A campanha de captação de matrículas é outra etapa importante para o processo. Essa envolve ações de marketing para promover as matrículas de novos estudantes na escola e a rematrícula dos alunos vigentes.

Como se preparar para a campanha de matrículas

Organizar uma campanha de matrículas não é uma tarefa fácil. 

Para ter êxito com as matrículas dos estudantes, o primeiro passo é preparar a escola e toda a sua equipe. Veja, a seguir, os aspectos a considerar na preparação da campanha de matrículas.

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• Analisar as finanças

O primeiro passo antes de abrir a campanha de matrículas de sua instituição é fazer uma análise das finanças. Com base nos resultados e planejamento financeiro, a escola decidirá quais serão os preços a serem praticados nas matrículas e mensalidades. É preciso levar em consideração o valor atual e os reajustes que serão realizados.

É nesse momento que a escola decide os valores para antigos e novos estudantes. Para melhorar a retenção dos alunos, é interessante oferecer promoções e condições especiais para casos de rematrícula.

• Verificar o número de vagas

Outro procedimento que precisa ser realizado pela escola antes de abrir a campanha de matrículas é a análise do número de vagas oferecidas. É preciso que a instituição saiba os limites, tanto máximo quanto mínimo, de alunos que podem se matricular em cada série.

Algumas perguntas que podem ser feitas para ajudar na definição do número de vagas são:

• Qual a quantidade ideal de alunos em cada sala? 
• Quais os números mínimo e máximo de alunos em cada turma?
• Há a possibilidade de abrir outra turma?

As respostas dessas questões podem ser obtidas com a ajuda dos professores. A partir delas e do número de alunos já matriculados na escola, em cada série, pode se chegar às metas para a campanha de matrículas. Vale também levar em consideração as taxas de evasão escolar e de inadimplência ocorridas na instituição.

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• Definir os documentos necessários

Essa é uma etapa da campanha de matrícula que não pode ser deixada de lado. Antes de colocá-la no ar, é preciso verificar e definir quais serão os documentos exigidos dos alunos e pais ao longo do processo.

É importante diferenciar os documentos que os novos ingressantes devem apresentar, daqueles que os interessados em rematrícula precisam entregar. No segundo caso, a escola já tem alguns dados e, provavelmente, pode solicitar menos dos seus alunos.

Lembre-se: deixe as informações dos documentos necessários bem claras na campanha de matrícula. Seja no site da escola ou em materiais de divulgação físicos, para evitar dificuldades no processo e perda de tempo por parte dos pais.

• Criar um formulário de matrículas

Além dos documentos, há outros dados que precisam ser coletados dos alunos. Verifique quais são as informações necessárias para a matrícula e faça um formulário que aborde todas elas. 

Faça um formulário de fácil visualização e compreensão tanto para quem preenche, buscando fazer a matrícula, quanto para os funcionários que irão catalogar essas informações.

O formulário pode contar com uma pequena pesquisa de satisfação e do que buscam os pais e alunos em uma escola.

• Preparar a equipe de funcionários

Outra atitude que auxilia a execução das matrículas na escola é a preparação dos funcionários que irão realizá-las. É preciso capacitar os profissionais para que eles acrescentem mais essa função no dia-a-dia de trabalho. 

Antes de abrir e divulgar a campanha de matrículas, é preciso testar com os profissionais o processo de como fazer a matrícula. Eles precisarão saber responder as principais dúvidas sobre a escola, marcar possíveis visitas com os pais que desejam conhecer a instituição, e saber as informações e documentos exigidos dos alunos. Além, é claro, de conseguirem catalogar e passar o que for necessário para o sistema de matrículas.

Pode parecer uma medida trabalhosa, mas é essencial. Profissionais capacitados transmitem mais responsabilidade e fazem a diferença para o sucesso da campanha de matrículas.

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• Definir o cronograma da campanha de matrículas

Por fim, é preciso criar um cronograma da campanha de matrículas. Ele não deve conter apenas datas de abertura e encerramento das matrículas, mas outras que também são importantes. Entre elas: períodos de descontos — tanto para alunos vigentes quanto novos — e possíveis extensões de prazos previstas.

Dicas para ter sucesso na campanha de matrículas 

Além de a escola estar preparada para quando os alunos forem realizar as matrículas, é preciso investir em estratégias para atraí-los. Algumas orientações ajudam na divulgação da campanha de matrículas. Outras ensinam as escolas a torná-las mais atrativas para os pais e alunos.

Veja algumas dicas para que a campanha de matrículas da sua escola seja mais eficiente:

Explore os potenciais da escola

Para atrair mais alunos para a sua escola, nada mais indicado do que explorar os potenciais e as qualidades delas durante a campanha de matrícula.

Pense no que a sua escola tem de melhor, e por que ela deve ser escolhida frente a outras instituições. Vale ressaltar desde os valores da instituição, o que  preza na educação dos estudantes e formação de cidadãos, até os diferenciais oferecidos. Entre tais diferenciais, estão: estrutura física desenvolvida ou aulas especiais, por exemplo. 

O uso de imagens na divulgação da campanha de matrículas, tanto física quanto digital, pode ser uma grande vantagem para expor esses benefícios oferecidos.

Lembre-se de ressaltar os pontos-chave para os gestores e funcionários da escola. Assim eles podem ser mais facilmente transmitidos para os pais e alunos que procuram a instituição.

Fidelize os pais

A rematrícula, ou seja, a matrícula de quem já é aluno da escola, é de grande importância para a instituição. Ela representa a maior parte dos matriculados. Isso significa que fidelizar os pais dos alunos vigentes pode ser ainda mais fundamental para a escola do que captar novos. Para isso, manter um bom relacionamento com os pais é um passo primordial. Outra forma de fidelizá-los é promover descontos e condições especiais para a rematrícula.

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Agregue valor aos serviços

Agregar valor aos serviços oferecidos significa mostrar a quem deseja realizar a matrícula, o motivo de seu valor. Quando não é possível dar descontos, é preciso valorizar o que a escola oferece. Especialmente quando tratamos de serviços custosos. Nesse caso, vale salientar o uso de tecnologia, bons equipamentos e professores bem capacitados. 

Para mostrar o valor aos pais, é importante destacar como esses investimentos interferem positivamente na educação. 

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Tenha presença digital

Atualmente a presença digital é imprescindível para qualquer negócio. Ter um site e redes sociais é o melhor caminho para ser encontrado atualmente. Essa é uma das conclusões de pesquisa realizada pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) em parceria com o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil). Ela constatou que 97% dos internautas pesquisam de forma online antes de realizar uma compra física.

Mesmo ao ter indicação de escola por um conhecido, ou saber desta por outro meio, boa parte dos pais e alunos irão pesquisar na internet sobre ela antes de fechar negócio. Nessa busca, a sua escola precisa ser encontrada e passar credibilidade na presença digital.

Invista em marketing digital

Além de estar presente na internet, investir em marketing digital pode trazer inúmeras vantagens para a instituições de ensino, especialmente na campanha de matrículas. Usar as redes sociais de forma estratégica, fazendo posts inteligentes e até mesmo investir dinheiro para divulgar a campanha de matrículas de forma digital, pode trazer resultados mais assertivos.

O marketing digital é uma ferramenta que funciona melhor ao ser aplicada de forma global e contínua. Isso significa que os esforços não devem se concentrar apenas na transição de semestres para incentivar as matrículas. Manter as redes sociais e site atualizados com informações importantes, cultivar contato com a comunidade digital de pais e alunos, ter um blog da escola e até mesmo um e-mail marketing durante todo o ano são algumas estratégias indicadas. 

Para saber mais sobre como aplicar o marketing digital a sua escola, veja cinco estratégias de marketing para escolas particulares

Lembre-se da divulgação offline

A presença digital é extremamente importante, mas não podemos esquecer que a divulgação offline também traz resultados.

Primeiramente, é preciso lembrar que a indicação e a divulgação boca a boca é uma das mais valiosas. Para que isso aconteça, a relação entre a escola, alunos e pais deve ser positiva: de confiança e satisfação.

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Além disso, é recomendável investir parte da verba em mídia física dentro da própria escola, em sua fachada e também em locais estratégicos. Outro artifício interessante é providenciar um uniforme especial para funcionários e brindes para os matriculados. Os segundos podem ser mostrados para colegas de fora da escola, aumentando o alcance da campanha de matrículas.

Conte com o apoio dos professores e alunos

Aproveitar o material humano da escola, além dos funcionários que realizarão as matrículas, é uma estratégia simples e bastante inteligente.

Com os estudantes, uma ideia é captar depoimentos e utilizá-los na divulgação da campanha de matrículas. É uma forma de mostrar a qualidade dos serviços oferecidos por meio de quem já conhece. Os depoimentos podem ser gravados em forma de vídeo para serem ainda mais interessantes.

Os professores também podem ajudar na captação de mais alunos para a instituição. Além de terem domínio para falarem sobre educação, o que traz mais autoridade ao depoimento, esses profissionais costumam ter carinho com os alunos, mais um ponto positivo na divulgação.

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