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Campanha de matrícula – Como fazer um bom planejamento

  • SAE Digital
  • 4 semanas atrás
  • Atualizada em 21/08/2019
  • 5 min. de leitura
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A campanha de matrícula é o momento de divulgar a marca e os diferenciais da instituição de ensino para garantir a rematrícula dos seus alunos. Também é hora de definir estratégias para atrair novos estudantes.

Nesse texto, vamos falar da importância de ter um bom planejamento e execução para as campanhas de matrícula, além de dar 5 dicas práticas para aplicar na sua estratégia de captação e retenção de alunos. Ficou curioso? Vamos lá!

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Qual a importância de um bom planejamento e execução para as suas campanhas de matrícula?

A campanha de matrículas é um momento crucial para a escola, que impacta diretamente na estratégia de captação e retenção de alunos. Aliás, se desenvolvida da forma correta, ela não é apenas um momento, mas quase um “estado de espírito” de toda a instituição. Por quê?

Primeiramente, porque todos os profissionais da escola estão envolvidos e têm um papel importante: desde a primeira pessoa com quem os familiares e os alunos terão contato (a pessoa que atende ao telefone ou recebe os visitantes na portaria) até o coordenador ou responsável que vai apresentar a estrutura física e o projeto pedagógico da escola.

Em segundo lugar, porque uma boa campanha não acontece apenas durante o período de matrículas. Todas as ações desenvolvidas ao longo do ano (como os eventos, a comunicação e a integração com as famílias) têm um grande papel na satisfação e retenção dos alunos. 

Tudo isso define se no próximo ano letivo os seus estudantes vão fazer a rematrícula e até mesmo indicar novos alunos para a instituição.

5 dicas para planejar uma boa campanha de matrículas

Você já sabe da importância de planejar uma boa campanha de matrículas, mas talvez ainda não saiba exatamente como fazer isso. Então, preparamos 5 dicas que podem dar suporte para você e para a sua escola nesse momento. Confira:

1. Planeje com antecedência

Assim como o planejamento escolar para o ano letivo precisa ser feito com antecedência, com a campanha de matrículas não poderia ser diferente. Algumas ações que podem ser planejadas com antecedência para tornar a sua campanha mais efetiva são:

  • Definir um cronograma para o período de matrículas;
  • Analisar o número de vagas e turmas disponíveis e definir metas de retenção e captação;
  • Pesquisar a abordagem e as boas práticas dos concorrentes para se destacar no mercado;
  • Organizar como funcionarão os fluxos de trabalho para receber as famílias e realizar o processo de matrícula;
  • Planejar possíveis ações promocionais (como descontos ou benefícios para a matrícula antecipada, bolsas de estudo etc);
  • Elaborar e produzir os materiais gráficos que serão utilizados na campanha.

E esses são apenas alguns exemplos! Antes de começar o seu planejamento, analise a última campanha e faça um desenho de tudo o que precisa ser feito, bem como dos erros e acertos do ano anterior. Dessa forma, a sua estratégia segue evoluindo a cada ano.

2. Envolva toda a escola

Como falamos lá no começo do texto, a campanha de matrículas é uma responsabilidade compartilhada por toda a escola. Afinal de contas, a própria existência da instituição de ensino privada depende de que os alunos e familiares percebam o valor e os diferenciais daquela instituição.

Por isso, é importante envolver todos os profissionais da escola neste processo – e todos devem conhecer o seu papel! Apresente a estratégia da campanha para todos os profissionais e certifique-se de que cada um tenha sua função bastante clara.

Quando necessário, também se preocupe em treinar os profissionais – em especial os que ficam na “linha de frente”, em contato direto com as famílias.

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3. Reduza a burocracia

Fique atento e busque eliminar processos desnecessários e burocráticos que podem causar ruído na hora de fazer as matrículas. Uma boa dica é automatizar os seus processos a partir de comunicação por e-mail ou WhatsApp, preenchimento de formulários online ou até mesmo um software de gestão escolar para integrar a sua estratégia. As famílias – e os seus colaboradores – agradecem!

4. Equilibre marketing tradicional e digital

Mas uma vez você decidiu colocar aquele outdoor em um ponto estratégico da sua região para divulgar a campanha de matrículas? Ótimo! As ações de marketing tradicional podem seguir apresentando bons resultados na sua estratégia de captação. O importante é encontrar canais e estratégias que funcionem bem para a sua escola.

Mas também é preciso estar atento aos avanços tecnológicos e às mudanças no comportamento do seu público. Invista algum tempo para conhecer as possibilidades que o marketing digital pode trazer para fortalecer ainda mais a sua campanha de matrículas.

5. Conte com a ajuda do seu sistema de ensino

O sistema de ensino pode ser um grande aliado da sua escola no planejamento e execução das campanhas de matrícula. Quando for se comunicar com o público, procure se apropriar e destacar os diferenciais do material didático, os recursos tecnológicos e os benefícios da metodologia de ensino para o aluno.

Além de divulgar o sistema de ensino como um diferencial, a sua escola ainda pode ter acesso a materiais de apoio para impulsionar a captação, como banners, faixas, flyers, entre outros materiais decorativos e promocionais.

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Gostou das dicas? Então comece desde já a mobilizar a sua escola para planejar e executar uma campanha de matrículas de sucesso!

Leia mais: Campanha de Matrículas: 10 dicas para captar mais alunos

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