Ter um planejamento financeiro eficaz na escola é uma preocupação dos gestores, enquanto responsáveis pela instituição. Embora a principal missão das escolas seja formar alunos, para fazer a manutenção de seus recursos e oferecer um ensino de qualidade, ela precisa ser rentável, desse modo, administrar corretamente as finanças é essencial.

No post de hoje, vamos falar sobre como ter um planejamento financeiro eficaz na sua escola. Confira o artigo completo para saber mais!

O que é planejamento financeiro na escola?

O planejamento financeiro faz parte da gestão financeira da escola, responsável por administrar os recursos e buscar rentabilidade, garantindo a manutenção e sustentabilidade da instituição enquanto negócio rentável.

Além disso, permite a expansão da escola, como melhorias na infraestrutura, abertura de novas turmas, investimento em recursos e equipamentos mais modernos entre outros.

Entre as suas atribuições estão:

• Fazer o planejamento financeiro e definir, em conjunto com outros membros da equipe gestora, o investimento dos recursos financeiros da escola.
• Administrar o orçamento da instituição.
• Organizar o fluxo de caixa de forma que a escola não sofra nenhum impacto devido à sazonalidade.
• Atuar em conjunto com outros membros da equipe gestora para garantir a captação e retenção de alunos.
• Estabelecer uma rotina de pagamentos dos colaboradores e fornecedores da instituição.
• Organizar a folha de pagamento dos colaboradores da escola.
• Manter um bom relacionamento com fornecedores.
• Realizar a prestação de contas dos gastos da escola.
• Realizar cobranças e envio de boletos (para pagamento das mensalidades, por exemplo).
• Executar medidas para o controle da inadimplência escolar.

Os responsáveis pela gestão financeira são o diretor, a equipe administrativa, a equipe financeira e a secretaria. O trabalho conjunto permite um melhor planejamento.

Qual a importância de um planejamento financeiro na Escola?

Um planejamento financeiro eficaz garante a saúde financeira da escola, se não for feito de maneira adequada, prejudicará os resultados e o cumprimento das metas estipuladas.

Quando eficaz, o planejamento financeiro potencializa os resultados e os recursos serão aplicados  com segurança, sem desperdício e sem erros — todas as necessidades serão supridas conforme o previsto.

Desse modo, é possível mensurar a entrada e saída de caixa de cada mês, permitindo identificar as prioridades, reduzir custos, fazer uma reserva de emergência, ou seja, gera segurança para a instituição.

Benefícios de um planejamento financeiro eficaz na escola

Possibilita gastos mais conscientes

Um planejamento financeiro eficaz, permite analisar e identificar gastos desnecessários que comprometem saúde financeira da instituição, podendo assim buscar melhor custo-benefício de materiais e serviços.

Além disso, permite identificar melhor as prioridades, como reformar os banheiros antes de pintar o muro da escola. Desse modo, é possível fazer um cronograma de gastos, empregando os recursos estipulados para cada ação, respeitando a ordem de prioridade — realizar um novo gasto após concluir o anterior.

Redução de custos

O gasto consciente permite reduzir custos e evitar desperdícios, ação essencial para a manutenção dos recursos financeiros e utilizá-los de  modo eficaz, sem prejudicar a qualidade do servido prestado.

Algumas ações que ajudam a reduzir os custos da escola, incluem:

• Reduzir o uso de papel;
• Negociar com fornecedores;
• Economizar água e energia elétrica;
• Diminuir as ligações telefônicas.

Orienta a tomada de decisões

Evita comprometer os recursos disponíveis de maneira irresponsável, ao tomar decisões sobre novos investimentos, como melhorias na infraestrutura, contratação de novos colaboradores, aquisição de materiais entre outros.

Um planejamento financeiro eficaz permite confiança na tomada de decisões que envolvem gastos expressivos e o comprometimento de parte dos rendimentos, visando a melhoria do serviço prestado, potencializando a fidelização de clientes.

Evita crises financeiras

Planejar e acompanhar as finanças, previne possíveis crises, pois todos os gastos e entrada de caixa estão previstos, podendo lidar com  emergências com maior tranquilidade.

Prever os mais diversos cenários financeiros ajuda a instituição a enfrentar as dificuldades  de modo eficiente, visto que todos os recursos estão empregados de maneira correta.

Controle da inadimplência

Um planejamento financeiro eficaz, acompanha o faturamento mensal da escola, podendo identificar mais facilidade situações de inadimplência, podendo traçar estratégias para negociar a mensalidade e manter o cliente.

Algumas ações podem ajudar nessa tarefa:

• Acolher e conversar com a família;
• Enfatizar os diferenciais da escola para validar o investimento;
• Oferecer condições especiais de pagamento;
• Dar descontos.

Dicas para ter um planejamento financeiro na escola

Para elaborar um planejamento financeiro eficaz, algumas etapas devem ser consideradas:

Planejamento e controle orçamentário

Relatar todos os custos da instituição e analisar se são realmente necessários, pensar em possíveis imprevistos, detalhar as receitas e as despesas para identificar se são condizentes, entre outros.

Alguns pontos importantes para planejar e controlar o orçamento são:

• Renda mensal média da escola: estimar o valor da renda mensal média e multiplicar por 12 para obter o rendimento anual;
• Custos fixos e variáveis: listar as despesas fixas mensais e as variáveis ou eventuais — multiplique por 12 para obter uma média anual;
• Fundo de emergência: fazer uma estimativa dos gastos que podem surgir ao longo do ano, como o aumento do aluguel, a manutenção de equipamentos ou a contratação de algum serviço terceirizado;
• Acompanhar o planejamento: analisar e comparar a renda mensal e as despesas para mensurar o lucro obtido em cada mês e por ano, cuidando para haver coerência entre esses indicadores.

Verificar os recursos disponíveis

Para novos investimentos, é muito importante analisar previamente os recursos disponíveis, para não comprometer o orçamento e faltar para outros gastos essenciais.

Não adianta implementar um novo serviço se outros forem negligenciados, portanto, deve estar sempre atualizado o planejamento, utilizando-o a favor da instituição de ensino.

Considerar diferentes cenários

Para orientar as metas e  investimentos previstos no planejamento financeiro, os gestores escolares precisam considerar e simular os diferentes cenários que podem impactar sua instituição, incluindo os piores para estar sempre preparado.‍

As principais projeções a serem simuladas, tem como base:‍

• resultados acima da média;
• receita bem inferior ao que se imaginava;
• um cenário mais comum, baseado nos últimos períodos.

A ideia é analisar cada uma dessas possibilidades e fazer estimativas, facilitando o traçar de estratégias para lidar com cada cenário possível e não ser surpreendido — o recomendado para o planejamento financeiro eficaz, é a escola estar sempre preparada.

Identificar prioridades

Para fazer novos investimentos com os recursos financeiros disponíveis, é fundamental utilizá-los com responsabilidade, fazendo o que for prioridade primeiro e colocar no cronograma de gastos os demais.

Fazer uma coisa por vez é o mais sensato para não prejudicar as finanças, portanto, identificar a ordem de prioridade irá ajudar a empregá-los de maneira eficaz, trazendo os resultados esperados.

Definir objetivos e metas

Após definir as prioridades, é necessário definir as metas para alcançar cada objetivo, garantindo que tudo o que foi planejado seja executado. Vale ressaltar que é preciso ser realista nesse tópico, pois cada investimento realizado precisa ter um retorno previsto.

Por exemplo:

• O que precisa ser melhorado na escola?
• Há recursos disponíveis para tal investimento?
• Qual o objetivo da ação?
• O que é preciso ser feito para chegar ao resultado esperado?

Priorizar a qualidade de ensino

Uma das principais características de uma escola é a qualidade de ensino, portanto, os investimentos devem ser voltados a este fim, se não os resultados não serão satisfatórios.

Investir em bons materiais e profissionais qualificados deve ser considerado prioridade, bem como infraestrutura para as salas de aula, biblioteca, quadra de esportes e laboratórios.

Incluir estratégias para aumentar a rentabilidade da sua escola

Como todo negócio, os objetivos são voltados pera a evolução e crescimento, desse modo, para aumentar a rentabilidade da sua escola e ter um planejamento financeiro eficaz, algumas ações podem ajudar:

• Invista na captação e fidelização dos alunos;
• Inclua Tecnologia em sala de aula;
• Invista na formação dos professores;
• Aprimore sua gestão pedagógica;
• Tenha um ensino de qualidade e referência.

Utilizar a tecnologia a seu favor

Existem diversos recursos tecnológicos que auxiliam no planejamento financeiro eficaz, softwares, aplicativos e sites especializados, oferecem ferramentas que otimizam a tarefa, organizam e contabilizam melhor os gastos e entrada de caixa.

Planejamento estratégico

Um planejamento estratégico envolve pensar estrategicamente, considerando a atual situação e visando alcançar uma posição superior, afinal, para que um negócio chegue aonde se pretende, primeiro é preciso saber exatamente o que  é e em qual estágio se encontra.

O planejamento estratégico orienta a prática a partir das seguintes ações:

• Conhecimento: ter o entendimento do que é e de como funciona esse modelo de planejamento.
• Confiança: é preciso acreditar nos potenciais da equipe e da instituição bem como no próprio planejamento como ferramenta de transformação e evolução.
• Coragem: toda mudança gera resistência, mas é preciso superá-la com iniciativa e persistência.
• Competência: é a execução dos planos de ação, cumprindo as metas necessárias para obter os resultados.
• Controle: para funcionar, é preciso constantemente avaliar se o processo está sendo feito conforme o que foi definido.
• Comunicação: todos os envolvidos precisam manter contato e discutir sobre cada etapa, mantendo-se atualizados sobre a evolução do planejamento.
• Colaboração: é preciso ter a participação e o engajamento de toda a equipe para colocar em prática as ações bem como o suporte mútuo diante das dificuldades.
• Comprometimento: a equipe precisa compreender a importância do planejamento para assumir a responsabilidade de alcançar os objetivos.

Ações que otimizam o planejamento financeiro na escola

Existem outras opções que podem ajudar a sua escola na hora de fazer um planejamento financeiro eficaz:

Terceirização/automatização

Vários serviços, como o envio de boletos e cobranças, agendamento de pagamentos e controle da folha de colaboradores podem ser automatizados ou terceirizados por uma empresa especializada.

Se o volume de trabalho em sua instituição ainda não é suficiente para manter uma equipe interna realizando essas tarefas, a terceirização desses serviços ou a contratação de um software para automatização pode ser uma boa alternativa para reduzir o volume de trabalho nessa  área.

Consultoria especializada

Se você está pensando em formar uma equipe financeira em sua escola ou treinar um funcionário para assumir essas responsabilidades, pode ser uma boa ideia contratar uma consultoria especializada. Em um primeiro momento, essa orientação pode ajudar a estruturar os processos e a organizar a sua instituição para que, em breve, a equipe esteja atuando de forma independente.

Sistema de ensino

Alguns Sistemas de Ensino do mercado possibilitam a venda direta dos materiais didáticos às famílias dos alunos. Essa modalidade de venda isenta a escola da responsabilidade de cobrança e evita que  ela adquira materiais em falta ou em excesso, o que previne tanto problemas financeiros quanto logísticos.

Além disso, o repasse direto para a instituição evita a inadimplência escolar. A parceria com um Sistema de Ensino também pode ser uma boa ideia para impulsionar a sua estratégia de captação.

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