Planejamento estratégico para a sua escola — Como fazer?

O planejamento estratégico é uma ferramenta comumente utilizada por grandes empresas, mas também pode ser aplicado na escola, principalmente para uma instituição de ensino privada.

Embora a função principal de uma Escola seja ensinar, ela não deixa de ser um negócio e funcionar como uma empresa, pois precisa da gestão financeira, metas e ações voltadas aos resultados. Sendo assim, um planejamento estratégico pode ajudar muito a melhorar o seu trabalho e evoluir enquanto empresa, alcançando os resultados esperados.

As escolas de sucesso preocupam-se não só com a qualidade do ensino, que é fundamental, mas também com o crescimento da instituição, através da excelência do trabalho como um todo. Para que isso ocorra, as ações precisam ir ao encontro dos objetivos, às metas e aos resultados esperados, além de seguir um propósito predefinido para nortear o trabalho.

Mas não é uma tarefa fácil! Diferentemente das empresas, as escolas têm suas particularidades, que envolvem diversos aspectos que dialogam entre si, tornando o planejamento ainda mais importante para conseguir dar conta de tudo.

O planejamento escolar está diretamente ligado à gestão escolar, pois, para que a instituição funcione e cumpra sua missão, é necessário planejar e administrar suas ações. Seu objetivo é garantir a qualidade da educação por meio da otimização dos fluxos e das tarefas, ou seja, funciona como um sistema de administração que tem como foco a melhoria de resultados no processo de ensino e aprendizagem.

A gestão escolar aborda as partes pedagógica, administrativa, financeira, de recursos humanos, comunicação com a comunidade escolar, tecnologia educacional e a própria rotina com suas demandas cotidianas. Por isso, é importante fazer um planejamento estratégico, para realizar todas as atividades de forma mais organizada.

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O que é um Planejamento Estratégico?

Planejamento estratégico é um conceito básico de gestão e administração de empresas, um processo sistêmico que permite definir a melhor forma de atingir um objetivo e considera todos os aspectos que envolvem a instituição, pois as partes influenciam no todo. Sendo assim, as estratégias devem envolver todas as áreas da escola e é realizado após a análise da instituição e a identificação do que ela precisa, para assim definir as metas e as ações necessárias para alcançar os resultados esperados.

Um planejamento estratégico envolve pensar estrategicamente, considerando a atual situação e visando alcançar uma posição superior, afinal, para que um negócio chegue aonde se pretende, primeiro é preciso saber exatamente quem é e em qual estágio se encontra.

Os valores que embasam o planejamento estratégico e permitem sua concretização e eficácia, são chamados de 8 Cs:

  • Conhecimento: ter o entendimento do que é e como funciona esse modelo de planejamento.
  • Confiança: é preciso acreditar nos potenciais da equipe e da instituição, bem como no próprio planejamento como ferramenta de transformação e evolução.
  • Coragem: toda mudança gera resistência, mas é preciso superá-la com iniciativa e persistência.
  • Competência: é a execução dos planos de ação, cumprindo as metas necessárias para obter os resultados.
  • Controle: para que funcione, é preciso constantemente avaliar se o processo está sendo feito de acordo com o que foi definido.
  • Comunicação: todos os envolvidos precisam manter contato e discutir sobre cada etapa, mantendo-se atualizados sobre a evolução do planejamento.
  • Colaboração: é preciso ter a participação e o engajamento de toda a equipe para colocar em prática as ações, bem como o suporte mútuo diante das dificuldades.
  • Comprometimento: a equipe precisa compreender a importância do planejamento para assumiras responsabilidades de alcançar os objetivos.

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Quais são os benefícios de um Planejamento Estratégico?

Embora seja algo teórico, o planejamento estratégico orienta a prática e é concretizado por meio dela, trazendo vários benefícios para a instituição. Podemos citar os seguintes:

  • Organização: ao definir detalhadamente todos os objetivos, de acordo com o grau de prioridade e um cronograma, fica mais fácil compreendê-los e alcançá-los.
  • Assertividade: a partir de um plano bem definido, fica mais fácil tomar as decisões corretas, considerando onde a escola está e aonde pretende chegar.
  • Racionalidade: permite identificar o que está, ou não, sendo alcançado, melhorando a estratégia para que não está funcionando.
  • Otimização do tempo: com as prioridades definidas, o foco do trabalho são as ações estabelecidas no cronograma, assim não se perde tempo com tarefas que podem ser realizadas em outro momento.
  • Comprometimento: com um plano bem estruturado, que define cada ação e o que cada um deve fazer, a equipe fica mais engajada, pois é mais fácil mensurar os resultados.
  • Pensamento estratégico: as ações necessárias para alcançar um objetivo ficam mais claras se apresentadas em conjunto com todo o plano, permitindo investir somente no que estiver contextualizado com o todo.
  • Prevenção de problemas: planejar bem as tarefas evita mal entendidos e conflitos.
  • Produtividade: com as atividades bem definidas e organizadas, é possível ter mais foco no trabalho, tornando-o mais produtivo.
  • Economia: um planejamento estratégico evita erros, desperdício e retrabalho.

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Passo-a-passo para fazer um Planejamento Estratégico

O primeiro passo para elaborar um planejamento estratégico para sua escola é montar um cronograma com todas as etapas para facilitar o monitoramento:

Diagnóstico

Como primeira etapa, o diagnóstico tem o objetivo de identificar as necessidades da escola e as melhorias que precisam ser feitas, a partir da análise das forças e fraquezas internas da instituição, bem como as oportunidades e possíveis ameaças externas.

Essa metodologia é conhecida como “análise SWOT”, que é a sigla em inglês para “Strengths” (forças), “Weaknesses” (fraquezas), “Opportunities” (oportunidades) e “Threats” (ameaças).

Essa análise permite identificar aspectos importantes para elaborar um planejamento estratégico, considerando as principais características da sua escola e o que pode esperar do contexto do qual faz parte.

Com sua equipe, reflita e responda às seguintes perguntas?

  • Quais são as forças da nossa Escola? — engloba as qualidades, os pontos fortes e as vantagens que possui em relação aos concorrentes.
  • Quais são as fraquezas? — aponta os aspectos internos que prejudicam a instituição e quais melhorias precisam ser feitas.
  • Quais oportunidades temos? — envolvem as forças externas que podem ser positivas para a escola, que possibilitam seu crescimento, como parcerias, formas de promoção, participação em eventos, entre outras.
  • Que ameaças podem surgir? — refere-se aos aspectos externos negativos que podem prejudicar a escola, como o cenário econômico, algum concorrente forte, problemas financeiros, entre outros.

É importante também identificar onde está e aonde quer chegar para definir as metas e os planos de ação.

Filosofia e Diretrizes

Definir a missão, seus valores e sua visão é fundamental para estabelecer os objetivos da instituição, facilitando a construção de um mapa estratégico com os objetivos estratégicos. Por exemplo, não posso querer alcançar um objetivo que vá contra os valores da minha escola, isso não é estratégico.

Uma das metodologias utilizadas para traçar objetivos estratégicos é o “Balanced Scorecard (BSC)”, que se refere aos indicadores equilibrados de desempenho a partir da descrição, medição e gerenciamento. Primeiro é feita a descrição das ações que deverão ser feitas para chegar ao resultado esperado. Depois, é preciso definir os critérios para avaliar cada tarefa e se cumpriu o objetivo. Por fim, o acompanhamento deve ser feito continuamente, de modo a identificar erros e buscar adequação.

O BSC considera o trabalho da instituição como um todo e de forma integrada, a partir de uma visão sistêmica, permitindo avaliar de forma mais ampla as necessidades e estabelecer objetivos que contemplem todas as áreas.

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Metas e Indicadores

Nesta etapa é o momento de definir as metas a serem alcançadas para cumprir os objetivos estratégicos, respeitando a filosofia da escola e que assegurando sejam realistas, ou seja, que não fujam do que é possível realizar.

Com isso, é preciso criar indicadores para monitorar as metas, como dados financeiros, pedagógicos, recursos humanos, marketing, entre outros. Depois, deve-se apresentar as metas e os indicadores aos colaboradores para que compreendam sua importância e discutam sobre a execução das tarefas.

Projetos e Processos

Essa etapa é caracterizada por delegar tarefas a partir da criação de planos de ação, distribuindo responsabilidades a cada colaborador para colocar em prática as metas. É preciso definir e descrever especificamente cada ação necessária para cumprir as metas. Para isso, é preciso se basear nos objetivos estratégicos e estabelecer prioridades, datas e previsões.

Controle e Gestão

Para avaliar se o planejamento estratégico para sua escola está funcionando, é preciso realizar reuniões e verificar o que já foi feito, o que falta ser realizado, quais dificuldades se apresentam e como estão os resultados.

Muitas vezes, é preciso redefinir alguns pontos do planejamento, as prioridades, as datas e os próprios objetivos e metas, caso se mostrem inviáveis.

Alguns tópicos a serem abordados em uma reunião de avaliação do planejamento estratégico, são:

  • Analisar o desempenho das metas no ano por objetivo do mapa estratégico.
  • Verificar o resultado das metas do mês anterior.
  • Fazer uma comparação do resultado atual com o anterior.
  • Pensar em ações para melhorar os resultados que não atingiram a meta.
  • Verificar se os prazos estão sendo cumpridos.
  • Avaliar a produtividade da equipe.

Vale ressaltar que, para um planejamento estratégico ter sucesso, é preciso haver um líder para coordenar sua elaboração e execução, e na escola costuma ser o papel do diretor e/ou coordenador. Além disso, precisa da participação de todos e do engajamento para executá-lo, pois de nada adianta ter um bom plano se não for colocado em prática, é aí que entra o líder.

Veja algumas características que o bom líder deve ter na coordenação do planejamento estratégico para a escola:

  • Pensar constantemente sobre tudo o que envolve a escola.
  • Planejar todas as ações.
  • Coordenar as atividades escolares.
  • Acompanhar o desempenho da instituição como um todo.
  • Orientar os colaboradores sobre a melhor forma de solucionar problemas.
  • Incentivar e motivar a equipe.
  • Dar o exemplo, fazendo as tarefas propostas de forma conjunta com os colaboradores.

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As escolas inovadoras tornaram um hábito o planejamento estratégico, pois ele ajuda a alcançar os objetivos de forma organizada e eficaz. Assim, o SAE Digital busca constantemente trabalhar com a inovação para ajudá-las a melhorarem seus resultados. Quer saber como isso é possível? Fale com um dos nossos assessores!

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Imagem: freepik

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