A secretaria escolar faz parte da administração da instituição de ensino, no que se refere à organização e ao bom funcionamento do fluxo de trabalho, pois presta atendimento a toda a comunidade escolar.

De modo geral, a secretaria é responsável por todos os eventos burocráticos e legais de funcionamento da instituição, ou seja, ela responde pela escola e faz parte da política institucional.

Quais são as funções da secretaria escolar?

Uma das principais funções da secretaria escolar é produzir e manter a documentação dos alunos e dos funcionários da escola, bem como a escrituração e o arquivamento.

O secretário escolar tem como responsabilidade organizar, sistematizar, registrar e documentar todos os processos que ocorrem na instituição de ensino, o que facilita o seu funcionamento administrativo e garante a sua legalidade.

Os documentos emitidos pela secretaria adquirem um caráter de testemunho, que acompanhará o aluno ao longo de sua vida escolar e influenciará sua trajetória.

O secretário escolar é responsável pelos seguintes documentos:

• registros, prontuários e relatórios;
• lista de admissão e saída de alunos;
• livros de registros de matrículas;
• listagem de alunos;
• atas de reuniões;
• livro de transferências;
• livro de protocolos;
• livro ponto dos funcionários;
• livro de requerimentos;
• livro de ofícios;
• livro de circulares e comunicados internos;
• expedição de documentos.

O secretário também é responsável por planejar, coordenar e executar todos os trabalhos administrativos da escola dentro dos prazos estabelecidos, participar das reuniões pedagógicas e de gestão escolar, com parceria direta com o diretor.

Quase todos os processos realizados na escola devem passar pelo secretário, que trabalha para organizar e manter as atividades do cotidiano escolar em bom funcionamento.

Para realizar suas atribuições, ele precisa levar em consideração as seguintes tarefas:

• coordenar e executar as tarefas solicitadas à secretaria;
• atender à comunidade escolar;
• organizar e manter atualizados o protocolo, o arquivo escolar e o registro de alunos, para que possa ser acessado quando solicitado;
• garantir o cumprimento de leis, regulamentos, diretrizes, portarias, circulares, resoluções e demais documentos;
• produzir documentos que lhe forem solicitados para garantir a autenticidade e a segurança;
• revisar os documentos e os processos antes de serem encaminhadas ao diretor;
• elaborar relatórios e processos a serem encaminhados às autoridades superiores;
• coordenar e supervisionar as atividades referentes à matrícula, à transferência, à adaptação e à conclusão de curso;
• zelar pelo uso adequado e pela conservação dos bens materiais distribuídos à secretaria;
• assegurar o sigilo de assuntos de interesse exclusivo da secretaria;
• responder ao Censo Escolar Anual;
• assessorar a direção da escola.

Qual a importância de uma secretaria escolar?

Além de todo o trabalho com os documentos escolares, a garantia do cumprimento das legislações e as tarefas burocráticas, a secretaria escolar contribui com outros processos importantes da escola.

A secretaria é a porta de entrada da escola, é o principal meio de comunicação da família com a instituição e presta atendimento a todos os processos escolares, além de refletir a filosofia de trabalho.

Sendo assim, o secretário escolar precisa prestar um bom atendimento e passar uma boa impressão à escola, pois ele atua com clientes externos, os quais precisam ser fidelizados.

Ele também precisará lidar com os funcionários e prezar pelo bom relacionamento e pelo clima organizacional satisfatório, para que todos possam desempenhar um trabalho de qualidade.

Outro ponto importante de seu papel é a participação no planejamento escolar, pois contribui com a adequação dos processos à legislação vigente da educação, corrige desvios, evita problemas e oferece soluções.

O secretário escolar tem o papel de gestor administrativo da instituição de ensino e é responsável por indicar diretores, tomar decisões importantes, receber a comunidade, corrigir irregularidades e estabelecer ação conjunta com a orientação pedagógica e demais setores.

A principal tarefa da gestão escolar administrativa é otimizar os recursos da instituição, integrar todos os setores da escola e otimizar o fluxo de tarefas, visando à qualidade do ensino.

Pode-se considerar que a escola não funciona sem a secretaria, pois esta é a responsável por controlar todas as atividades realizadas e por zelar pelo bom andamento delas ao oferecer suporte a todos.

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Como organizar a secretaria escolar?

O trabalho da secretaria escolar é bastante burocrático e complexo. O fluxo de tarefas é intenso, o que muitas vezes dificulta a manutenção das atividades em ordem e a sua atualização.

Portanto, para ajudar nesse trabalho, algumas medidas podem ser essenciais:

Capacitação

Para atuar como secretário escolar, é necessário formação no curso técnico profissionalizante de Secretaria Escolar ou licenciatura plena em qualquer área da Pedagogia.

Além disso, é importante que o secretário preze por sua formação continuada, a fim de aprender novas técnicas e habilidades de atendimento ao público, pois não adianta saber todas as técnicas e não saber se relacionar bem com as pessoas.

Recursos adequados para secretaria escolar

A escola precisa oferecer recursos que viabilizem o trabalho, como materiais para escritório apropriados (caixas organizadoras, pastas e bandejas para guardar os documentos etc.).

Deve haver uma sala específica para a secretaria, com computadores, armários e prateleiras, para que seja possível catalogar os arquivos, separar itens que não são utilizados com frequência dos que devem estar mais acessíveis, para facilitar a busca pelo documento necessário.

Recursos digitais também são importantes para agilizar e facilitar o trabalho, como ferramentas de gerenciamento digital e digitalização de documentos para arquivar no computador.

Categorizar os arquivos

São diversos os documentos administrados pela secretaria, por isso, é preciso separá-los por categoria, para que sejam encontrados facilmente, quando necessário.

Essa separação pode ser feita por tipos de documento, divididos entre boletins, relatórios, históricos, atas, entre outros. Cada pasta deve ser identificada por uma etiqueta e pode ter uma cor diferente, por exemplo, para ser mais fácil de localizar.

Manter a organização

É importante sempre guardar no lugar certo cada documento para que ele não se perca. O ideal é que o documento seja arquivado no momento seguinte ao seu uso, pois deixar em cima da mesa para guardar depois pode ser arriscado e é possível que ele seja esquecido ou extraviado.

Portanto, definir um protocolo de manuseio dos documentos é fundamental para a manutenção da organização e do arquivamento correto. As pastas devem estar sempre no local adequado e devidamente identificadas.

Atendimento da secretaria escolar

Para o bom funcionamento da secretaria escolar, é essencial prestar um atendimento de qualidade e estabelecer um bom relacionamento com a família dos alunos.

Investir em recursos de informação e comunicação é um diferencial, assim como a agenda digital, que facilita o contato e demonstra interesse e disponibilidade por parte da escola.

Perfil do secretário escolar

Para exercer essa função, o profissional precisa de uma série de habilidades (pessoais e profissionais) que permitirão a realização de um trabalho de qualidade.  Entre elas estão:

• bom relacionamento interpessoal;
• boa comunicação;
• facilidade para trabalhar em equipe;
• agilidade para solucionar problemas;
• abertura a novas ideias;
• inteligência emocional;
• iniciativa;
• dinamismo;
• segurança;
• discrição;
• organização;
• liderança.

Boas práticas da secretaria escolar

Para otimizar o seu trabalho, o secretário escolar pode adotar as seguintes estratégias:

• organizar os arquivos de modo racional, a fim de garantir a segurança dos documentos, a facilidade de acesso e o sigilo profissional;
• ter atualizados os documentos oficiais, como as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e resoluções, para serem consultados sempre que necessário, bem como as instruções a respeito das atividades da escola, como circulares, portarias, avisos e despachos;
• manter o regimento escolar em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar;
• oferecer visibilidade às propostas pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola;
• gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos, com base na transcrição fiel dos documentos originais – documento legível, sem rasuras e erros;
• prestar esclarecimentos e informações aos órgãos do sistema de ensino, sempre que for solicitado;
• zelar pela fidedignidade das informações prestadas a todo e qualquer interessado e pelo cumprimento dos prazos estabelecidos;
• lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.

Como o SAE pode ajudar na secretaria escolar?

Ter um sistema de ensino pode ajudar muito a sua escola, pois oferece produtos e serviços que facilitam a rotina de trabalho, assim como a assessoria pedagógica que orienta e auxilia em vários processos escolares.

O Assessor Pedagógico do SAE Digital atua como um articulador dentro da Escola, oferecendo um atendimento personalizado e apoiando a Direção e a Coordenação de forma ativa no planejamento e no aprimoramento da gestão pedagógica.

Um exemplo é o SAE Planeja, uma ferramenta que auxilia no registro das ações da escola e pode servir como documento comprobatório para os órgãos responsáveis por validar as horas de atividades remotas para a dedução de dias letivos, o que é fundamental no cenário atual de ensino remoto.

O SAE Planeja é uma ferramenta bastante completa, que oferece tudo o que você precisa para se organizar e se planejar de forma eficiente, pois separa por categoria cada seção: cadastros, atividades, avaliações e relatórios.

O AVA do SAE também fornece relatórios de desempenho, um módulo completo para o acompanhamento real e eficaz de desempenhos individuais, por turma e por disciplina.

Já o Retoma SAE é a ferramenta ideal para ajudar o secretário escolar. Ele oferece um direcionamento pedagógico de acordo com o desempenho dos estudantes, verificado a partir de instrumentos avaliativos e com o objetivo de sanar possíveis déficits e consolidar o processo de ensino-aprendizagem.

A ideia do Retoma SAE é ajudar a sua escola a retomar as atividades durante e após a pandemia, com planos de ação baseados na avaliação diagnóstica, também disponibilizada pelo SAE.

A Avaliação Diagnóstica é uma ferramenta que traz informações sobre o desempenho dos estudantes quanto aos conhecimentos, às habilidades e às competências que dominam.

Ela possibilita mapear os pontos fortes e as dificuldade da turma e de cada aluno, em específico, o que funciona de fato como um diagnóstico que oferece dados importantes para a escola.

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