Sabemos que ter um controle de cobranças é fundamental para manter o caixa da instituição de ensino no azul. Afinal, a maior parte das receitas das escolas advém das mensalidades dos alunos.

Por isso, é necessário garantir um fluxo de pagamentos estável, de modo que seja possível combater os atrasos e prevenir a inadimplência, que prejudicam todo o planejamento orçamentário da instituição. Continue a leitura para conhecer 4 dicas para melhorar o controle de cobranças da sua escola!

4 dicas para melhorar o seu controle de cobranças

1 – Mantenha a lista de alunos atualizada

Comece elaborando uma lista com os nomes de todos os alunos pagantes. Na lista deve conter informações como: valor da mensalidade, forma de pagamento escolhida e o melhor telefone para contato.

A partir de 10 dias de atraso do pagamento, entre em contato com o responsável e entenda o motivo do atraso, se foi por esquecimento ou se há alguma questão financeira que precisa ter mais atenção.

A lista deve ser atualizada periodicamente para que a escola tenha sempre o controle exato do número de alunos pagantes e do valor que espera receber.

2 – Defina um processo para cada método de pagamento

É importante que as formas de pagamento disponíveis atendam à conveniência da escola e dos pais. Dessa forma, não é recomendado exigir apenas o pagamento em dinheiro, se os responsáveis preferem usar o cartão, por exemplo.

Sendo assim, para um melhor controle de cobranças, é válido oferecer algumas opções de pagamento para que os pais possam escolher a forma mais adequada. Nesse sentido, é preciso que a escola defina um processo de cobrança estruturado para cada método de pagamento. Se não houver uma regra clara, é inviável analisar quem está em situação irregular.

Como estruturar o processo de cobrança:

• Estabeleça a data limite de pagamento para cada um dos métodos oferecidos pela escola.
• Determine quem será a pessoa responsável pelo controle de cobranças e pelo acompanhamento do processo.
• Defina como serão emitidos recibos e notas fiscais.

Além disso, cabe à escola avaliar outros detalhes que podem mudar de acordo com o modelo de negócio adotado pela instituição.

3 – Controle os custos de cobrança

Sua escola provavelmente tem alguns custos quando emite boletos bancários ou quando recebe pagamentos por cartões de débito e crédito, pois algumas taxas são cobradas nessas transações financeiras. Além disso, a emissão de boletos bancários registrados implica no pagamento de uma taxa aos bancos.

É imprescindível prever esse tipo de despesa e estar atento às taxas dos métodos de pagamento para fazer o balanço dos custos de forma assertiva. O valor das taxas pode parecer pequeno à primeira vista, mas quando se somam os custos de cada boleto e de cada transação com cartão é possível perceber o impacto desses encargos.

4 – Averigue os prazos de recebimento

Embora alguns pagamentos sejam considerados “à vista”, há certa burocracia nesse processo, já que as administradoras do cartão e os próprios bancos podem demorar até 30 dias para efetuar o depósito na conta da escola. Apesar da demora no repasse, o pagamento é garantido, ou seja, caso haja inadimplência dos responsáveis, será diretamente com a operadora do cartão ou com o banco, e não com a sua escola.

De todo modo, como o dinheiro não é depositado de forma imediata, é importante que isso esteja previsto no controle de cobranças, pois não poderá contar com esse valor no ato do pagamento. Para esses casos, considere as datas em que a sua escola vai de fato dispor do dinheiro em caixa. Assim, você evita erros ou inconsistências com o controle de entrada e saída do caixa.

Comece hoje: organize o processo de cobranças da sua escola!

Quando você elabora um controle de cobranças tudo fica mais fácil! Você consegue identificar a inadimplência de forma assertiva, além de ter informações sobre a forma de pagamento mais utilizada por cada um dos responsáveis e outros dados importantes para aprimorar cada vez mais a sua gestão.

Esse controle pode ser feito por meio de planilhas financeiras, sistemas de gerenciamento, soluções financeiras, entre outros. O mais importante é que você tenha controle e acesso a essas informações para entender o cenário do seu caixa, ter autonomia na gestão e nas decisões, prever o fluxo de caixa dos próximos meses, bem como gerenciar e controlar a inadimplência.

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Este artigo foi escrito pela Arcopay, parceira do SAE Digital. A Arcopay cuida da gestão das escolas por meio de soluções que oferecem previsibilidade de caixa e estabilidade no financeiro das instituições. Para saber mais, acesse o site.

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