Para que uma instituição de ensino cresça, é essencial uma série de investimentos, conforme comentamos nesta publicação . E essas ações de melhorias exigem que a escola tenha capital financeiro disponível, o que demanda a estipulação do orçamento escolar.

Qualquer empreendimento, independentemente de seu segmento, que almeje alcançar sucesso precisa ter uma gestão financeira bem definida, organizada e planejada. Inclusive, nós já abordamos aqui no blog a importância de práticas que garantam a saúde financeira nas escolas, sendo esse um dos sete pilares fundamentais da gestão escolar.

A importância do orçamento escolar é percebida na maior facilidade e segurança em tomadas de decisões, as quais são efetivadas com base nas previsões das finanças, que potencializam resultados positivos e duradouros para a instituição de ensino, não importando se ela é pequena ou grande.

Por isso, é indispensável que esse documento seja extremamente preciso e detalhado, reproduzindo a realidade financeira da escola da maneira muito transparente. Nesta matéria, traremos mais detalhes sobre o orçamento escolar, além de orientações sobre como geri-lo de forma eficiente.

O que é orçamento escolar?

O orçamento escolar consiste em uma ferramenta de gestão administrativa que possui como principal função a criação de previsões de receitas e despesas, sendo uma engrenagem importantíssima para a gestão financeira e um passo fundamental do planejamento estratégico.

Em outras palavras, ele é responsável pelo mapeamento de todo o dinheiro que entra ou entrará na instituição, bem como todos os gastos e investimentos que serão necessários ao longo do ano. Assim, toda a estruturação do orçamento escolar deve ser realizada a partir de dados confiáveis.

Apesar disso, nem sempre tudo sai exatamente como o planejado, pois diversos fatores externos e fora do controle da administração da escola podem influenciar no balanço financeiro. Dessa forma, o responsável por criar e acompanhar esse documento necessita ser um profissional flexível e ter a capacidade de lidar com cenários variados, tanto positivos quanto negativos.

Para que serve o orçamento escolar?

Sendo basicamente um provisionamento das receitas e despesas da instituição, o orçamento escolar possui quatro finalidades:

1. Promover a previsão geral da situação financeira da escola por determinado período. Vale ressaltar que o orçamento escolar não precisa necessariamente fazer referência ao ano letivo vigente. Ele pode muito bem abranger períodos de vários anos, pautando os planejamentos estratégicos de longo prazo.
2. Efetivar o controle financeiro da escola, permitindo a verificar constantemente se as ações já realizadas ou em andamento estão no caminho do atingimento das metas estipuladas no planejamento estratégico.
3. Viabilizar decisões mais assertivas. No decorrer do ano letivo é comum que surjam situações inesperadas ou demandas planejadas que necessitam de mudanças. O orçamento escolar é vital para que esses redirecionamentos sejam efetuados de maneira a não colocar em risco a saúde financeira da instituição.
4. Programar investimentos e a criação de novos projetos. Em outras palavras, o orçamento escolar é a diretriz que orienta a viabilidade de implementação de melhorias e inovações capazes de promover a excelência de ensino e diferenciais competitivos para a escola.

Como fazer o orçamento escolar?

Devido a sua importância para o crescimento da instituição, é de se imaginar que o orçamento escolar demande bastante atenção e esforço para que atinja suas finalidades. Esse documento tem sua complexidade, mas não é impossível de fazer, nem mesmo para escolas de pequeno porte. Confira algumas dicas de como construir o seu.

Mapeie todas as despesas

Passo delicado e primordial para um orçamento bem-sucedido, aqui é necessário levantar todos os custos da instituição, sejam eles recorrentes ou não. Atenção: não devem ser deixados de lado quaisquer gastos, como taxas de serviços, impostos e encargos trabalhistas, aquisição de materiais esportivos, manutenção anual de equipamentos eletrônicos e máquinas, entre outros. Quando falamos em todos os gastos, são todos mesmo!

Defina tetos de gastos e investimentos

Tendo ciência de tudo o que será gasto ao longo do ano, a próxima etapa é definir os tetos de gastos. Isso pode ser segmentado por áreas, tipos de gastos ou outras formas de destrinchamento de custos que mais se adequem ao contexto da sua escola. Essas definições devem ser objetivas e claras, não esquecendo de provisionar receitas para reservas de segurança. Imprevistos podem ocorrer.

Além disso, como mencionado anteriormente, investimentos em melhorias e novos projetos devem estar previstos para promover o constante crescimento da instituição. Ter isso registrado facilitará inclusive a identificação da necessidade da captação de capital financeiro externo no desenrolar das ações programadas.

 

Reduza custos

Em alguns momentos pode parecer que é impossível reduzir custos na operação da escola. Contudo, com o mapeamento de todos os custos operacionais e sabendo quais são os limites de gastos e investimentos para o período, ficará mais fácil perceber oportunidades para diminuir a saída de dinheiro. Algumas sugestões para começar:

• Rever contratos de prestação de serviços, buscando negociações dos valores cobrados ou de descontos em novos serviços demandados com os mesmos prestadores.
• Rever gastos com materiais. Comprar suprimentos recorrentes em maior quantidade ou começar a adquiri-los de um mesmo fornecedor pode promover economias significativas. Além disso, a reutilização de materiais pode colaborar muito nessa redução – e a gente tem 10 ideias de como reaproveitar materiais usados para decorar a sua escola.
• Reduzir a inadimplência, que é um dos maiores problemas das instituições, pois afeta diretamente a sua receita e consequentemente o orçamento escolar, o provisionamento financeiro para quitação de gastos e a realização de investimentos. Nesta matéria contamos como acabar com a inadimplência escolar.

Estabeleça metas

De nada adianta planejar e realizar diversas ações se elas não forem acompanhadas e analisadas. Para tanto, é crucial o estabelecimento de metas em diferentes níveis, desde que estejam alinhadas com o planejamento estratégico da escola. Aqui, o primordial não é definir inúmeros indicadores, mas métricas realmente relevantes e que façam sentido para a saúde financeira da instituição.

A projeção de diferentes cenários para essas metas também é de grande valia. As previsões precisam levar em conta situações de contexto otimista (com as ações superando as expectativas projetadas), realista (pautado em dados histórico de desempenho) e pessimista (prevendo imprevistos que impactem nas receitas e custos da escola).

Seja para identificar custos operacionais, prever investimentos inovadores, reduzir custos com materiais didáticos ou facilitar a análise de desempenho, um sistema de ensino pode ser uma solução prática e eficiente para a sua escola.

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