Fazer um evento online é uma excelente maneira de conectar pessoas que tenham algum interesse comum. Os webinars são o tipo mais comum de evento corporativo e científico, especialmente quando o objetivo é promover um debate entre especialistas. Descubra todos os detalhes sobre webinar neste artigo, que está estruturado assim:

• O que é um webinar?
• Vantagens ao fazer um evento online
• Passo a passo de como fazer um webinar

O que é um webinar?

Webinar é uma palavra inglês que na tradução fica “seminário na internet” (web based seminar). Também conhecido como webinário, nada mais é do que um evento transmitido obrigatoriamente online, seja ao vivo ou gravado, com um ou mais palestrantes.

Os webinars nada mais são do que videoconferências ao estilo de um seminário, muito próximo ao que se faz no evento presencial. Basicamente, há um mediador que conduz a conversa, ora fazendo perguntas previamente alinhadas, ora as da plateia.

Esse formato de evento é amplamente utilizado por empresas e instituições para reunir suas comunidades em torno de um debate relevante para elas. É como uma aula, um espaço em que há a troca de conhecimento, qualquer que seja o assunto ou objetivo do projeto.

Confira um exemplo:

Vantagens de fazer um webinar

Os eventos online estão cada vez mais presentes na rotina das pessoas, especialmente quem está envolvido no mundo corporativo ou educacional. Eles são uma saída bastante segura para continuar levando as mensagens institucionais e espalhando conhecimentos.

No ambiente educacional, em que muitas frentes foram digitalizadas recentemente, o mesmo aconteceu com os simpósios e congressos, até então presenciais. Fazer eventos virtuais deixou de ser uma alternativa para ser uma opção para muitas pessoas.

Há uma série de vantagens em organizar e participar de webinars. Vamos listar as principais dela agora, veja quantos atrativos:

Alcance maior de público

É inegável que um produção online, em que você pode participar via smartphone ou computador tem uma capacidade de participação muito maior do que um espaço físico, ainda que seja um estádio de futebol.

Mas isso não se limita apenas aos participantes. Você pode convidar palestrantes internacionais sem o custo do deslocamento. Assim, é possível dar mais peso ao seu line-up, investimento em palestrantes mais renomados. Isso sem falar que você pode atingir falantes da língua portuguesa em qualquer lugar do mundo, se esse for o seu objetivo.

Conteúdo on demand

No evento online, o conteúdo é rei. Mas também merece destaque a disponibilização dele. No digital, o participante pode consumir conteúdo no momento que quiser, mesmo depois de terminado o evento.

Isso vale para conteúdo de patrocinadores, gravações dos webinars, enquetes e formulários, e-books e outros materiais ricos.

Hoje consumimos mídia de forma atemporal, os horários são mais flexíveis e as pessoas querem mais liberdade. Então, deixar com que o público escolha o melhor momento para participar do evento é uma vantagem.

Otimização do investimento

Uma vez que não há plateia presencial, o investimento para fazer um webinar é bem menor. Isso permite que se façam investimentos em infraestrutura tecnológica e também em conteúdo.

Para gerenciar todas as despesas do evento e calcular o ROI, o Retorno sobre Investimento, é muito importante ter uma planilha de orçamento detalhada.

Ao passo que o webinar é mais econômico, ele também é mais sustentável. Não há a entrega de materiais físicos promocionais, além de brindes. Também há os ganhos envolvidos com o não-deslocamento das pessoas, já que elas podem participar de casa ou do trabalho. Ou melhor, de onde estiverem!

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Mas e o networking e a conexão entre as pessoas?

Se engana quem pensa que os webinars são transmissões frias, em que as pessoas não conseguem fazer networking. Muito pelo contrário! A tecnologia veio para facilitar conversas, sendo um canal mais seguro e eficaz para fazer contato com pessoas de interesse.

Durante o webinar, você pode disponibilizar recursos como chat privado entre os participantes ou salas de networking para interligar pessoas. Usando ainda recursos como matchmaking, você consegue unir perfis que tenham interesses em comum.

A partir daí, os contatos podem ultrapassar as fronteiras do seu webinar, gerando negócios, oportunidades de emprego e conexões no Linkedin. Lembre-se de que um evento é um encontro de uma comunidade, então, é normal que as conversas se estendam por mais tempo.

Passo a passo de como fazer um webinar

Agora que você já tem uma boa noção do que é um webinar e todos os pontos positivos desse tipo de evento, é hora de colocar a mão na massa!

O primeiro passo é definir questões básicas do evento. Tente responder às seguintes perguntas:

• Qual o objetivo do evento?
• Para quem ele se destina, qual o público alvo?
• Como será dividido o tempo, os temas e a quantidade de palestrantes?

Comece com um rascunho e vá articulando as ideias. Monte a programação do evento, considerando quem serão os palestrantes, moderadores e temas de discussão. A curadoria de conteúdo para eventos é fundamental nesta etapa.

Além da planilha de orçamento, acompanhe o desenrolar do seu projeto com um cronograma detalhado para que nada saia do previsto.

Com estas definições, parta para a infraestrutura tecnológica. Fazer uma transmissão ao vivo não é tão simples quanto parece, e um bom planejamento vai evitar que você tenha que lidar com imprevistos no ar.

Contar com uma plataforma de eventos neste momento pode ser de grande ajuda. Isso porque ela centraliza num único sistema a gestão do pré ao pós-evento. É possível criar o site para inscrição, disparar e-mail de confirmação e ainda transmitir o evento. Muitas contam com recursos como chat, enquetes e salas privadas.

Outra tecnologia que precisa ser verificada é a infraestrutura audiovisual dos palestrantes. Minutos antes do evento, teste os equipamentos como câmera e microfone. Por fim, é recomendado ainda repassar o roteiro para garantir que todos estão alinhados sobre o que vai acontecer ao vivo.

Portanto, o passo a passo de um webinar não é tão diferente do que um evento, sendo a principal diferença seu caráter majoritariamente digital. Assim, a tecnologia é parte fundamental do projeto. Um bom evento para você!

Imagem: Freepik