O atual momento é desafiador para as instituições de ensino privadas. Em 2022, o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA) subiu 5,79%, para além dos 10,06% que já haviam se acumulado em 2021, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

‍A crise sanitária iniciada em 2019, seguida por instabilidade global tanto no plano geopolítico quanto no econômico, reduziram a capacidade de recuperação da economia no longo prazo. Ainda que a taxa de desemprego, no Brasil, tenha seguido uma tendência de queda, ainda é elevada.

‍Ao final de 2022, mais de 70 milhões de brasileiros estavam inadimplentes, de acordo com a Serasa Experian. Em 2022, a taxa de atraso no pagamento de matrículas alcançou 20,60% na educação infantil e 23,98% no ensino básico.

‍Como resultado, os colégios privados brasileiros perderam quase 1 milhão de alunos nos dois primeiros anos da pandemia, uma queda de aproximadamente 10% no total de matrículas, segundo o Censo Escolar 2021.  Enquanto isso, o setor passa por um momento de reorganização, com o surgimento de novos modelos de escolas e a aceleração de um processo de concentração de instituições nas mãos de grandes grupos corporativos.

‍Mas períodos de crise costumam proporcionar oportunidades. As escolas particulares têm diante de si a chance de repensar processos, levando a melhor gestão para a missão de educar. Afinal, se a escola for tratada apenas como negócio, pode perder sua essência. Por outro lado, se for tratada apenas pela missão de educar, pode não se sustentar no tempo – dificuldades orçamentárias podem acabar por comprometer a própria qualidade do ensino oferecido.

Mas, afinal, o que é sustentabilidade financeira?

‍O conceito em si é simples: sustentabilidade financeira é a busca por equilíbrio no orçamento, de forma que a empresa se mantenha resiliente no longo prazo, sem endividamentos em níveis pouco seguros nem perder a capacidade de investir em infraestrutura e ampliação. Difícil mesmo é colocar esta estratégia em prática, principalmente diante de cenários de dificuldade macroeconômica, como o atual.

‍É crucial também saber medir, com rigor e transparência, a situação de momento da organização. No caso de instituições de ensino, a sustentabilidade financeira pode ser avaliada a partir de uma série de critérios, como o crescimento da receita, as oscilações no número de alunos, o índice de matrículas renovadas, o tíquete médio e a taxa da inadimplência, que tem impacto direto na receita mensal recorrente.

Como ter mais recursos para investir na evolução da escola e garantir a sustentabilidade financeira?

‍Para responder a essa pergunta, é importante levar em consideração que aumentar a receita é dez vezes mais eficaz do que diminuir as despesas. Mas como fazer para aumentar a receita? Existem alguns caminhos. Quatro, em especial, se destacam:

1. Captar novos alunos

‍Você sabe quais são os critérios que as famílias levam em consideração ao longo do processo de escolha de uma instituição de ensino para os filhos? De acordo com a EY Parthenon Parents Survey, os aspectos mais importantes, e que contribuem para uma escola aumentar a base de clientes, são:

– Qualificação dos professores;

– Comunicação entre escolas e famílias;

– Uso de tecnologia para fins acadêmicos;

– Reputação do sistema de ensino;

– Oferta de contraturno;

– Reputação da marca da escola;

– Infraestrutura da escola.

Após atrair a atenção das famílias, é importante acompanhar a jornada completa, desde o primeiro contato até uma possível confirmação da matrícula. Assim, o relacionamento começa em bases sólidas, porque os futuros clientes se sentem acolhidos e bem orientados. Mesmo que não matriculem seus filhos, podem indicar a instituição para outras pessoas, o que contribui para melhorar a reputação da empresa.

‍Além disso, não basta concentrar esforços na reta final do ano. Na prática, a captação de alunos acontece o ano inteiro, ainda que em ritmos diferentes.

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2. Reter os alunos existentes

‍De acordo com a consultoria Frost & Sullivan, conquistar um cliente é 25 vezes mais caro do que reter um existente. Por isso, entender o momento das famílias, mapeando pontos de insatisfação, é muito importante.

‍Afinal, mudar a escola de uma criança é uma decisão difícil, que pode ser tomada em função de uma série de motivos, incluindo o preço das mensalidades, problemas de relacionamento do(a) aluno(a), diferenciais pedagógicos da concorrência ou mesmo questionamentos sobre a estrutura ou a capacidade de comunicação da instituição.

3. Incrementar receitas com atividades extras

‍O aumento do tíquete médio pode reforçar o caixa e aumentar o vínculo entre as escolas e as famílias, além de diferenciar a instituição de suas concorrentes. Para isso, é importante oferecer alternativas atrativas – elas podem ser identificadas, inclusive, como resultado da comunicação com os clientes, de forma a entender suas demandas.

4. Assegurar o recebimento das mensalidades

‍Garantir a pontualidade dos pagamentos é tão importante quanto reduzir a inadimplência, pensando na sustentabilidade financeira escolar. É com base na estabilidade do fluxo de caixa que qualquer empresa pode garantir a melhor prestação de serviços e a ampliação e a melhoria da infraestrutura.

‍Esta é uma tarefa árdua e difícil de colocar em prática, sem causar danos na relação com as famílias. O atendimento e o suporte precisam ser ágeis, os meios de pagamento, simplificados, e a comunicação por diferentes canais deve ser proativa, identificando mudanças no comportamento de clientes.

‍Por exemplo, uma família que passou anos pagando em dia e começa repentinamente a atrasar as mensalidades pode estar enfrentando um período de dificuldades financeiras. Tomar a iniciativa de abrir um diálogo sobre o problema pode reforçar a relação com esta família.

‍Utilizar softwares e ferramentas de gestão também é útil, assim como definir uma área responsável dedicada a cobranças. Recomenda-se também definir modelos e técnicas de negociação, tornar mais rígida a cobrança após 90 dias e ter disciplina para períodos mais críticos, especialmente no 9º ano do ensino fundamental 2 e no terceiro ano do ensino médio.

‍É possível cumprir este desafio delegando a difícil missão de monitorar a inadimplência a um parceiro especializado como o isaac. Somos a maior plataforma de soluções financeiras feita para escolas particulares do Brasil.

‍Nossa missão é ajudar a simplificar o relacionamento entre instituições de ensino e os responsáveis financeiros dos alunos. Assim, a burocracia é diminuída e há uma garantia de receita para a escola. O resultado é menos evasão e mais tempo para a gestão focar no aprendizado.

‍O isaac conta com mais de mil escolas parceiras em todo o país, mais de 300 mil famílias impactadas em todo território nacional, R$ 2 bilhões garantidos às escolas e 9% de aumento de número de alunos matriculados.

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