A inadimplência no pagamento de mensalidades e materiais didáticos é um grande ofensor para as instituições de ensino privadas. Os profissionais envolvidos com a gestão financeira da escola sabem o impacto que a inadimplência escolar representa no planejamento financeiro, na manutenção do fluxo de caixa e na operação da instituição como um todo. Além dos prejuízos para a escola, a inadimplência também causa um impacto negativo para as famílias, especialmente em sua relação com a instituição de ensino, podendo ser prejudicial, inclusive, para o desempenho do estudante.

Preparamos este texto para auxiliar a sua escola a entender os motivos que levam à inadimplência escolar e o que é possível fazer para evitá-la. Vamos ler?

Motivos que levam à inadimplência escolar

Se a inadimplência escolar vem atingindo à sua instituição de ensino, o primeiro passo é realizar um diagnóstico para identificar as possíveis causas do problema. Conheça a seguir os dois principais motivos que levam ao atraso nos pagamentos e ao aumento nos índices de inadimplência escolar.

Inadimplência escolar: Problemas financeiros e familiares

Um dos motivos mais recorrentes para a inadimplência é a falta de organização e planejamento dos pais ou responsáveis pelo aluno, agravado especialmente se a família enfrenta um período de dificuldades financeiras. O esquecimento ou atraso de pagamentos por esse motivo foge ao controle da instituição de ensino, mas não é irremediável. Uma vez que a escola identifique o motivo da inadimplência, é possível tomar algumas ações que vamos listar mais adiante.

Inadimplência escolar: Falta de organização na gestão escolar

Além dos percalços financeiros das famílias, outra causa comum para a inadimplência escolar é a desordem na gestão financeira da própria instituição de ensino. Por isso, é importante dar atenção à organização do seu departamento financeiro. O seu método ou sistema de cobranças é eficiente? Quais meios estão sendo utilizados para a comunicação com as famílias dos estudantes? Uma boa gestão financeira e de comunicação são essenciais para prevenir a inadimplência.

6 passos para prevenir a inadimplência escolar

1. Organizar a gestão financeira

O primeiro e mais importante passo para prevenir ou combater a inadimplência escolar é a organização da gestão financeira de sua instituição de ensino. Um profissional ou equipe qualificada para esta tarefa é capaz de organizar os fluxos e processos financeiros, automatizar tarefas: como o envio de cobranças e geração de relatórios, e automatizar uma série de atividades, conferindo maior agilidade e assertividade à gestão financeira. Uma opção que pode contribuir para maior organização no seu setor financeiro é a contratação de uma consultoria ou de softwares específicos para auxiliar na gestão escolar e financeira.

2. Disponibilizar um canal para venda direta de materiais didáticos

Algumas plataformas e sistemas de ensino possibilitam a venda direta de materiais didáticos às famílias. Esse método descomplica a venda e o recebimento do material, pois a família pode escolher entre diversas formas de pagamento e definir o endereço onde deseja receber a sua compra. Além disso, a venda direta evita a compra de material em falta ou em excesso pela escola e, consequentemente, facilita o repasse para a instituição e previne a inadimplência nesta parte do processo. Se a sua escola tem parceria com um sistema de ensino, investigue se ele dispõe dessa facilidade.

3. Redigir um contrato claro e objetivo

Já na hora da matrícula, é fundamental deixar explícitos os prazos e as condições de pagamento dos materiais e mensalidades, bem como direitos e deveres das famílias e da escola. Por isso, a instituição precisa redigir um contrato com condições claras e objetivas e sanar eventuais dúvidas dos responsáveis na ocasião da assinatura. Dar atenção a esses pontos previne futuras dores de cabeça, como a inadimplência, e resguarda a instituição de ensino caso seja necessário recorrer a alguma medida legal.

4. Facilitar a cobrança e o pagamento

Para assegurar o recebimento em dia, a escola pode oferecer diferentes modalidades de pagamento, tais como: boleto, cartão de crédito, aplicativos específicos, transferência bancária etc. Também é importante enviar boletos e lembretes de cobrança com antecedência, assim a família tem tempo hábil para se programar na hora de efetuar o pagamento.

5. Oferecer condições especiais para pagamento antecipado

Outra medida que pode estimular o pagamento das mensalidades, contribuindo para a redução da inadimplência escolar, é a oferta de descontos ou condições especiais para os responsáveis que efetuarem o pagamento adiantado ou até mesmo em dia. Deve ser do interesse da escola reconhecer quem são os seus bons pagadores, incentivar e multiplicar essa cultura.

6. Manter uma comunicação constante

Parte dos atrasos ou falta de pagamentos decorrem simplesmente do esquecimento por parte das famílias dos estudantes. Manter uma comunicação próxima e constante com os familiares, enviando lembretes de cobrança, destacando as vantagens do pagamento antecipado e informando as melhorias realizadas na escola em decorrência da boa aplicação do orçamento, pode ser uma ação efetiva para reduzir a inadimplência escolar em sua instituição.

Tenho problemas com a inadimplência escolar, o que fazer?

Se a sua instituição de ensino não conseguiu adotar a tempo as medidas necessárias para prevenir a inadimplência escolar – ou adotou, e mesmo assim o cenário persiste – separamos algumas dicas para combater este problema. Confira abaixo!

Diagnosticar as causas da inadimplência escolar

Antes de tomar qualquer atitude acerca da inadimplência escolar, é preciso identificar as principais causas em sua instituição para agir de forma mais localizada e efetiva.

Organizar as cobranças

Tenha uma pessoa ou uma equipe preparada para fazer as cobranças dos pagamentos atrasados. O ideal é que seja feito um roteiro padronizado, e que o contato seja sempre com o responsável direto, nunca com o próprio aluno.

Negociar as dívidas

Esta não é necessariamente uma obrigação da instituição de ensino, já que os responsáveis pelo aluno têm uma obrigação com os termos que foram acordados na assinatura do contrato. No entanto, quando acontece o acúmulo de mensalidades ou parcelas não pagas e o problema da inadimplência se agrava, a negociação pode ser uma forma de viabilizar o pagamento dos valores atrasados e reestabelecer uma boa relação entre família e escola.

Saber a hora de tomar medidas legais

Se os esforços empregados por sua equipe não surtiram efeito para solucionar a inadimplência, a escola pode ter que recorrer a uma última opção: a cobrança judicial. Antes de tomar esta medida, certifique-se de conhecer a fundo os direitos e deveres da instituição de ensino, das famílias e dos estudantes, bem como o que está previsto na legislação.

 

O que achou das nossas dicas para prevenir e combater a inadimplência escolar? Deixe um comentário!