Não existe nada mais natural do que esperar receber pelo serviço que se oferece, certo? Afinal, é assim que o mercado funciona nos mais diversos setores. Na Educação privada não é diferente. No entanto, a realidade é, muitas vezes, diferente do ideal. Especialmente em momentos de instabilidade política e econômica, não é raro as escolas começarem a ver as suas taxas de inadimplência subirem. E isso tem o potencial de afetar toda a instituição e até mesmo colocar em risco o seu funcionamento.

‍Por isso, preparamos um guia completo, mostrando diversas maneiras e ferramentas que podem te auxiliar a evitar os tão temidos atrasos.

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A inadimplência escolar

Antes de mergulharmos na parte prática deste guia, vamos iniciar deixando bem claro do que se trata o conceito de inadimplência escolar. ‍Inadimplência escolar é o ato do não cumprimento do pagamento de uma ou mais mensalidades do ensino privado. Ou seja, é o conceito que determina a situação dos responsáveis que estão em débito financeiro junto da instituição, seja há meses ou há apenas alguns dias.

‍Os motivos para a sua ocorrência podem ser diversos: esquecimento do prazo de quitação da mensalidade, problemas com o método de pagamento utilizado e, provavelmente o mais comum, dificuldades financeiras por parte da família dos alunos. ‍

Seja como for, a inadimplência escolar pode subir rapidamente e se tornar um grande contratempo para todos os envolvidos e, por isso, deve ser evitada.

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Os problemas da inadimplência escolar

Infelizmente, a inadimplência escolar é uma questão que acaba afetando todos os envolvidos no processo, causando transtornos que logo podem se tornar uma bola de neve. Veja a seguir alguns deles:

‍Para a escola:

Quanto maior a taxa de inadimplência, maior a instabilidade financeira da instituição. Sem uma constância no fluxo de caixa escolar, a gestão pode enfrentar dificuldades em diversas frentes. Uma delas pode ser em manter os pagamentos dos funcionários.

‍As pessoas que trabalham na escola, desde o corpo docente até os colaboradores que prestam outros serviços, são fundamentais para a instituição. Eles fazem parte do dia a dia dos alunos e são a cara e a voz da escola. Não é saudável nem justo que eles tenham que trabalhar com o envolvimento e entusiasmo que o setor educacional pede, quando não estão sendo remunerados corretamente.

‍Além disso, eles, assim como todos nós, têm contas para pagar e podem sofrer grande estresse caso não possam honrar com os seus compromissos.

‍Outro ponto que pode ser afetado quando as contas da escola não estão em dia, em decorrência da falta de pagamento das mensalidades, é a  manutenção da sede deensino e seus equipamentos.

‍A prática do ensino requer não apenas educadores capacitados, mas também bons instrumentos de trabalho e salas de aula que façam os alunos se sentirem confortáveis o suficiente para poderem se focar no seu aprendizado. Quando esses itens começam a entrar em degradação, é muito importante que a saúde financeira da escola esteja boa o suficiente para trocas e reparações.

‍E ainda mais preocupante, uma escola com alta taxa de inadimplência corre o sério risco de não conseguir manter compromissos com os prestadores de serviços externos, entrando em uma grave situação de endividamento.

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Para os alunos e suas famílias:

Caso os alunos fiquem sabendo da situação de inadimplência, podem se sentir envergonhados e desconfortáveis a ponto até mesmo de interferir na sua concentraçãoe no seu desempenho escolar.

‍Além do mais, os responsáveis financeiros podem acabar se afastando da escola, o que impossibilita conversas não apenas sobre a situação financeira, mas também outras ainda mais importantes, relativamente ao aluno e o seu aproveitamento.

‍Outro grande problema chega na virada do ano, momento de realizar a rematrículadoestudante. Afinal, é comum que o aluno só possa ser inscrito no novo ano se não tiver nenhum débito pendente.

‍O que acontece, muitas vezes, é que a família acaba optando por trocar o aluno de escola, o que pode gerar defasagem no ensino, já que a qualidade de ensino da nova escola pode não ser igual a da atual. Além disso, toda grande mudança requer muita adaptação, fator que pode influenciar o ritmo de aprendizagem do aluno.

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Como evitar a inadimplência escolar

Ter um ou outro estudante em situação de inadimplência é absolutamente normal dentro de uma instituição de ensino privado. Não é ideal, mas é usual. Afinal, quando uma escola atende diversas famílias é comum que algumas tenham condições diferentes de outras. Mas, principalmente, os responsáveis financeiros podem, como qualquer pessoa, passar por altos e baixos em suas carreiras e vidas financeiras, o que inevitavelmente afeta a sua prioridade quanto ao que pagar e o que atrasar.

‍No entanto, é importante que a escola fique sempre em atenção ao que acontece dentro e fora da instituição escolar. Em momentos em que o país passa por alguma crise, deve-se acompanhar ainda mais de perto a situação dos pagamentos, pois há grandes chances que você passe a ver um aumento na inadimplência. E mesmo quando não há eventos externos relevantes, saber como estão as contas escolares é sempre fundamental. E ter claro o número de inadimplentes faz parte disso.

‍Caso a taxa de inadimplentes chegue perto de 5% do número total de alunos, é hora de ligar o sinal de alerta e começar a planejar como contornar a situação, antes que a saúde financeira da instituição fique comprometida, levando ao endividamento escolar.

‍A seguir, nós separamos diversas ações que podem ser tomadas para que a gestão financeira escolar seja bem sucedida mesmo diante dos atrasos e ensinamos como manter o fluxo de caixa da escola através dessas práticas.

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Comece por um bom contrato

É importante que o ato da matrícula seja acompanhado da assinatura de um contrato de prestação de serviços claro e detalhado quanto ao que se deve esperar das duas partes: do prestador de serviços (a escola) e do tomador do serviço (o aluno e sua família).

‍Um contrato bem redigido prevê também todas as regras, prazos e penalidades relativas aos pagamentos das mensalidades. Contar com uma equipe jurídica no momento de formular este documento pode poupar muita dor de cabeça e até evitar situações mais drásticas, que acabam passando por vias jurídicas.

‍Isso porque uma equipe especializada sabe melhor do que ninguém o que a legislação brasileira diz sobre a inadimplência escolar, e usará este conhecimento para redigir o contrato da maneira mais correta.

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Invista em transparência e diálogo

Ter um diálogo aberto e transparente com os responsáveis financeiros dos alunos pode ajudar a resolver ou até prevenir a inadimplência escolar, já que a família pode se sentir à vontade para sinalizar antecipadamente a possibilidade de ter problemas com o pagamento das próximas mensalidades.

‍Assim, a escola pode propor diferentes soluções para que a situação se resolva rapidamente. Às vezes um ato simples como a mudança do método de pagamento, de boleto para cartão de crédito, por exemplo, pode remediar a situação, já que garante um pouco mais de flexibilidade financeira à parte pagadora.

‍Também vale a pena entrar em contato assim que se note o atraso, antes que o quadro ganhe grandes proporções. Neste momento, é importante ter uma postura amigável e prestativa, mostrando-se disposto a ajudar e não apenas em cobrar.

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Dê boas e variadas opções de pagamento

Como já mencionamos anteriormente, às vezes algo simples, como a flexibilidade no método de pagamento, pode fazer a diferença na organização financeira familiar.

‍Boleto, débito automático em conta, cartão de crédito e o PIX são diferentes formas de pagamento que podem ser oferecidas aos responsáveis financeiros. Assim, eles têm mais possibilidades dentro do seu planejamento e podem ajustar melhor a quitação da mensalidade de acordo com a sua capacidade.

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Incentive o pagamento em dia

Quando as finanças familiares sofrem algum tipo de golpe, como redução de salário, desemprego de um dos responsáveis ou até mesmo o aparecimento de alguma dívida inesperada, é comum que as contas a pagar passem a ter uma ordem de prioridade.

‍Quando você dá incentivos a quem quitar a mensalidade em dia, como um desconto para quem pagar até determinada data, por exemplo, as chances da escola subir na lista de prioridades aumentam bastante.

‍Outra ideia é implementar uma política de descontos progressivos para quem pagar vários meses adiantados. Quanto mais mensalidades pagas antes do prazo, maior o desconto fica. Assim, mesmo que as famílias passem por alguma situação inesperada no futuro, a escola já foi paga quando a vida financeira estava em um momento mais favorável. Uma dor de cabeça a menos para as famílias e também para a instituição.

Saiba cobrar

Cobrar o pagamento de contas atrasadas pode ser uma tarefa complexa, ainda mais quando existe uma relação em jogo. Se, por um lado, a instituição precisa realizar a cobrança para que o fluxo de caixa escolar não fique prejudicado, por outro, os gestores têm de ter o cuidado para que isso não interfira no seu relacionamento com os pais, o que pode influenciar até mesmo no aproveitamento dos alunos.

‍Não deixe jamais que a situação financeira dos responsáveis previna o aluno de continuar frequentando as aulas, realizando todas as atividades a que tem direito e não tome nenhuma atitude que possa gerar constrangimentos aos envolvidos.

‍Por isso, o ideal é ter uma equipe especializada, que trate somente da parte financeira, levando cada caso específico em consideração. Um trabalho feito com respeito e empatia, que busque a melhor resolução para todos os envolvidos.

‍Enquanto isso, a gestão escolar pode ficar focada apenas nos assuntos acadêmicos e nas conversas em torno deste tema.

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Esteja pronto para negociar

Lembre-se: no geral as pessoas não desejam estar inadimplentes e farão o possível para evitar a situação. Ou seja, quando uma família começa a atrasar os pagamentos, isso é um indicativo claro de que ela está com alguma dificuldade. Olhando a longo prazo, vale muito mais a pena para a escola negociar valores e datas de pagamento, do que ter que lidar com meses e meses de atrasos.

‍Negociar dívidas pode inclusive ser uma forma de evitar a  evasão escolar quando chegar o momento de realizar a rematrícula do aluno no início do ano letivo. Assim, faça as contas e calcule como diminuir o endividamento dos pais, sem que a escola saia prejudicada, tendo sempre em mente o impacto de contas a pagar e a receber na gestão escolar.

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Prevenir é melhor que remediar

Embora existam diversas ações a serem tomadas para evitar a inadimplência escolar, é também preciso estar pronto para quando a situação acontecer. A seguir, temos duas dicas importantes que podem auxiliar a sua escola a não ser pega de surpresa, impedindo assim que a questão se torne um grande problema.

‍Implemente uma Provisão para Devedores Duvidosos

O nome Provisão para Devedores Duvidosos parece complexo, não é? Mas o conceito é, na realidade, bastante simples. Trata-se da criação de uma reserva de capital voltada a cobrir os possíveis casos de inadimplência.

‍Essa medida visa proteger a saúde financeira do negócio, baseando-se no quanto a instituição deve receber para cobrir os seus custos de funcionamento. Ela deve ser calculada, preferencialmente, em cima dos dados que você já possui da sua escola, como a taxa de inadimplência dos anos anteriores, mas também deve, na medida do possível, prever futuras ameaças econômicas, caso tenha alguma em vista.

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Conte com uma boa plataforma de soluções financeiras

Chegando aqui você já deve ter percebido que não existe um caminho único para evitar a inadimplência escolar, certo? São várias ações que podem ser colocadas em prática de forma pontual ou simultânea. E tudo isso requer, claro, energia, tempo e recursos.

‍A boa notícia é que muitas das dicas que demos aqui podem ser colocadas em prática por um único parceiro: o isaac.

‍A nossa plataforma de soluções financeiras pode disponibilizar para a sua escola uma equipe dedicada a realizar cobranças e renegociações de mensalidades de forma individual e empática, através de diversos meios de comunicação, além de oferecer um grande leque de métodos de pagamento aos responsáveis financeiros.

‍Mais que isso, o isaac repassa para a sua instituição o pagamento de todas as mensalidades, mesmo quando existam casos de inadimplência. Assim, enquanto cuidamos da situação, a sua escola pode respirar aliviada, sabendo exatamente o quanto de dinheiro entrará todos os meses.

‍Lembre-se: com as medidas corretas e o parceiro ideal, a inadimplência escolar pode ser contornada antes que vire um problema potencialmente irremediável. Assim, você pode passar muito menos tempo preocupado com a falta de pagamentos, e muito mais tempo planejando como melhorar, por exemplo, a captação e retenção de alunos, uma ação que não apenas manterá a escola nos trilhos, como também a fará crescer.