O PDCA é uma metodologia de gestão bastante utilizada para melhorar os processos administrativos de uma empresa e solucionar problemas, pautada no planejamento e foco nos resultados.

Essa metodologia pode ajudar a sua escola a otimizar os processos de gestão e alcançar os resultados esperados, bem como solucionar problemas com maior facilidade.

Confira no post de hoje, como o PDCA pode ajudar a gestão da sua escola!

O que é PDCA?

PDCA é a sigla para o termo em inglês “Plan-Do-Check-Act”, que significa Planejar-Fazer-Checar-Agir em português, para definir uma metodologia de gestão pautada nessas quatro ações.

O objetivo é acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa, a partir da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções. A ideia é que a cada repetição do método, seja alcançado um resultado diferente, para explorar todas as possibilidades e optar pela mais assertiva.

Dessa forma, é entendido como um ciclo, isto é, cada ação é aplicada seguindo uma ordem para chegar a um resultado: primeiro é feito o planejamento, depois as ações são aplicadas, em seguida a análise e por fim obter o resultado do processo e utilizá-lo de alguma maneira.

Se o resultado não for positivo, o ciclo PDCA deve ser repetido, passando por todas as fases novamente, até alcançar uma resposta satisfatória para o problema apresentado.

O método PDCA foi criado em 1920, pelo engenheiro norte-americano Walter Shewhart, mas tornou-se conhecido em 1950, quando o professor William Deming passou a aplicá-lo no controle de qualidade dos processos produtivos.

Ambos tiveram como inspiração a escola filosófica do pragmatismo e diversos outros filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento, os quais acreditavam que a solução de problemas passa por cinco fases:

1. Perceber a dificuldade;
2. Localizar o problema;
3. Definir o problema;
4.  Levantar possíveis soluções e refletir sobre cada uma delas;
5. Observar as soluções aplicadas e avaliar se podem ser aceitar ou rejeitadas.

Essas cinco fases da solução de problemas serviu como referência para a criação do ciclo PDCA, que adaptou para o contexto empresarial e administrativo, a fim de aprimorar os processos de gestão.

Qual a importância de aplicar o PDCA na sua escola?

Aplicar o PDCA na sua escola irá otimizar os processos de gestão e ajudar na solução de problemas, essencial para alcançar melhores resultados e evoluir como negócio.

Esse método é conhecido por ser o mais simples e eficaz entre as ferramentas de gerenciamento de qualidade de processos, podendo servir também como prevenção de problemas.

Utilizar o PDCA continuamente como ação preventiva, evita grandes problemas, a gestão consegue mensurar possíveis fragilidades na escola e corrigir antes que se tornem prejudiciais.

Dessa forma, auxilia na tomada de decisão e acompanha todas as ações realizadas, as atividades são executadas a partir de um planejamento estruturado e testado, evitando erros e prejuízos.

O PDCA possibilita o constante aperfeiçoamento dos processos, tornando a escola cada vez mais efetiva em suas atividades,

É um processo que não tem fim, está sempre acompanhando e mensurando os resultados, visto que surgem novas demandas continuamente, as quais também precisam ser planejadas e analisadas para serem efetivas.

Esse método ajuda a garantir a qualidade dos processos, os novos e os em andamento, levando a escola por um caminho de aperfeiçoamento e evolução constante.

O PDCA traz muitos benefícios para a gestão da sua escola, pois conduz um planejamento estruturado, executa mais rapidamente as ações, verifica se elas foram eficazes e busca melhorar ainda mais.

Como aplicar o PDCA na sua escola?

Para aplicar o PDCA na sua escola, basta seguir o ciclo de ações pela ordem mais lógica: planejar, fazer, checar e agir. É possível alterar essa ordem, conforme os objetivos.

Confira em detalhes como aplicar cada etapa do ciclo!

1. Planejar

Antes de executar qualquer ação, é preciso planejar. Dessa forma, é possível estabelecer os passos necessários para alcançar o resultado esperado, definindo objetivos e metas.

O planejamento traça uma estratégia, com ações necessárias para atingir cada meta e objetivo, pautados nas missões e valores da escola, buscando solucionar problemas levantados.

Dessa forma, é necessário também identificar os problemas e defini-los detalhadamente, só é possível solucionar o que se conhece. Defina também os métodos que serão utilizados.

Reúna a equipe para desenvolver o plano de solução dos problemas, delegue tarefas e acompanhe cada ação.

O planejamento do PDCA envolve quatro passos:

Identificação do problema

Como mencionado anteriormente, é preciso levantar os problemas ou mensurar o que pode ser melhorado, para então definir ações que solucionem as dificuldades encontradas.

Para definir o problema de maneira precisa no PDCA, faça um levantamento do histórico do seu impacto na escola, utilizando relatórios, dados, gráficos, fotos, entre outros recursos que podem ser relevantes para compreender seus prejuízos.

Uma das maneiras de explorar o problema é reunir a equipe e promover um brainstorming, onde todos podem compartilhar suas opiniões e discutir em conjunto sobre as possíveis soluções.

Explorar o problema

Com o problema definido, explore detalhadamente e identifique todas as suas características, quando e como surgiu, em que ponto está ocorrendo, o impacto negativo que gerou/gera, o setor impactado, a equipe envolvida, entre outros.

A equipe pode compartilhar suas impressões e como é impactada pelo problema, cada ponto de vista deve ser avaliado para compreender a totalidade do impacto e permitir definir a solução com o PDCA.

Análise do problema

Com o problema bem definido, é possível analisar melhor o motivo que o desencadeou, fazendo o levantamento das possíveis causas e discutindo cada uma delas.

Teste as hipóteses levantadas no PDCA e descarte as menos prováveis, até chegar a verdadeira causa, só então é possível decidir quanto as ações que serão executadas para solucionar.

Definir um plano de ação

Com as causas do problema definidas no PDCA, é possível estabelecer ações para solucioná-lo, ou seja, o que precisa ser feito para alcançar as metas e objetivos, e chegar ao resultado esperado. Faça um cronograma com prazos de execução de cada ação e delegue as tarefas.

2. Fazer

Nessa etapa do ciclo, é hora de colocar em prática o plano de ação desenvolvido, utilizando o planejamento como guia do processo, respeitando as metas e objetivos, bem como as ações estabelecidas no PDCA.

3. Checar

Cada ação deve ser acompanhada e analisada, verificando seus resultados. Após concluir o plano de ação, avalie se todas as ações em conjunto puderam solucionar o problema.

Identifique se alguma ação não funcionou ou não atendeu as metas e objetivos, comparando o antes e depois, assim é possível pensar em outras estratégias mais eficazes, voltando ao planejamento para corrigir o PDCA.

4. Agir

Na última etapa, a ação consiste em refletir sobre o processo após finalizado. O resultado é apresentado e discutido, levantando os aprendizados adquiridos e decidir o que fazer com os problemas remanescentes.

Essa etapa do PDCA pode ser dividida em duas fases:

Padronização

A padronização identifica as ações que deram certo, estabelecendo como padrão o que pode ser adotado definitivamente, devido ao resultado positivo que geraram, ou seja, todos podem aplicar a partir de então.

Conclusão

Etapa final de todo o ciclo PDCA, a equipe se reúne e discute sobre todas as ações e resultados, elaborando um documento com todas as informações para serem utilizadas posteriormente e aperfeiçoar o processo até alcançar o resultado desejado.

Diferenciais na aplicação do PDCA

Existem três fatores que fundamentais que garantem o sucesso da aplicação do PDCA na sua escola:

1. Liderança atuante: para guiar o processo do PDCA, é importante que a escola tenha um líder comprometido com todas as etapas do ciclo, só assim a equipe conseguirá executá-lo de maneira assertiva;
2. Conhecimento técnico: para aplicar o método, é preciso conhecer bem todos os processos da escola, bem como as metodologias interativas, focadas na agilidade, colaboração, solução, flexibilidade e abertas a mudanças;
3. Conhecimento aplicado: embora o conhecimento técnico seja essencial, só a experiência poderá tornar o processo eficaz.

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